Mese: ottobre 2018

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Fattura Elettronica – parte 5

LE CARATTERISTICHE DEL SOFTWARE GESTIONALE NEL MONDO DELLA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica è un formato poco adatto all’uomo ma adatto per essere scritto, letto ed interpretato da un software. Leggendo le pagine precedenti avrete capito che nella gestione del processo “fattura elettronica” potete essere aiutati dai programmi in commercio. Vediamo insieme quali caratteristiche deve avere un software gestionale per potervi essere di aiuto in questo progetto. Partiremo dalle caratteristiche che noi riteniamo indispensabili, per arrivare a quelle che automatizzano le attività manuali ma sono meno indispensabili.

Il vostro gestionale deve :

  1. memorizzare i codici identificativi dei fornitori
  2. stampare le fatture ai clienti nel formato xml della agenzia delle entrate.
  3. permettervi di leggere una fattura elettronica di un fornitore.
  4. gestire più di una tipologia di registri iva (fatture, fatture estere, autofatture)
  5. trasformare una fattura xml di un fornitore in una registrazione contabile
  6. inviare le fatture del ciclo attivo direttamente in uno spazio di conservazione e quindi al SDI
  7. prelevare dal SDI le fatture del ciclo passivo

 

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Fattura Elettronica – parte 4

I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA

Con la fattura elettronica l’agenzia delle entrate riceverà immediatamente le vostre registrazioni iva di acquisto e vendita. Il primo vantaggio è sicuramente per l’agenzia delle entrate. Per riflesso il vostro vantaggio o quello del vostro commercialista è che non dovrete fare più lo Spesometro (vedremo in seguito che non è sempre vero).

Se avete un sistema gestionale adeguato è probabile che il processo di “fattura elettronica”  porti a voi o al vostro commercialista un risparmio di tempo nella registrazione contabile delle fatture del ciclo passivo. Le fatture xml sono infatti uno standard universale italiano : ogni software dovrebbe essere in grado di importarle direttamente e di registrare al vostro posto la contabilità di una fattura fornitore.

GLI SVANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA

Vi sarà sicuramente capitato di ricevere o di fare una fattura con errori : per esempio la fattura riporta un valore errato oppure ci sono dei prodotti in più o in meno. In queste situazioni basta una telefonata tra le parti : se la fattura non ha già intrapreso il suo percorso contabile nei programmi gestionali di cliente e fornitore, potrà sicuramente essere corretta e ristampata. Questo non sarà più possibile perché la fattura è valida nel momento in cui viene accettata dalla agenzia delle entrate (subito) e non quando voi la “ricevete” (dopo). Nelle situazioni descritte poc’anzi sarà necessario eseguire una nota di accredito o di addebito per pareggiare i conti; avrete maggiori documenti di questo tipo.

FATTURE ALL’ESTERO

L’agenzia delle entrate non invia le fatture elettroniche ai vostri clienti stranieri; dovrete continuare a mandargliele nel modo consueto. In pratica quindi non serve neanche mandare le fatture elettroniche estere alla agenzia delle entrate. Però potete farlo se il vostro software lo consente. Se mandate all’agenzia delle entrate anche le fatture elettroniche dei clienti esteri non dovrete fare lo spesometro delle vendite estere.

SPESOMETRO

Abbiamo accennato al fatto che non dovrete più fare lo Spesometro. Questo però soltanto se tutte le vostre vendite e tutti i vostri acquisti avvengono verso soggetti residenti in Italia. Se non mandate alla agenzia delle entrate anche le fatture estere dovrete fare lo Spesometro per le vendite estere. Rimane comunque da fare lo Spesometro per gli acquisti esteri. Lo Spesometro del 2019 è stato rinominato in “MiniSpesometro” proprio a fronte di queste riduzioni.

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Fattura Elettronica – parte 3

RICEVERE LE FATTURE DAI FORNITORI

Avete ormai capito che, così come non manderete più direttamente le fatture ai clienti, così non riceverete più direttamente le fatture dai fornitori. Riceverete le fatture dalla agenzia delle entrate. Se avete scelto di comunicare con l’agenzia delle entrate tramite pec riceverete tutte le fatture su questo indirizzo. Dovrete quindi avere un software in grado di convertire i file xml in un formato che possiate leggere.

CODICE IDENTIFICATIVO

Negli ultimi giorni forse alcuni fornitori vi hanno chiesto il vostro “codice identificativo”. Per capire cosa sia dobbiamo rispondere a questa domanda : il fornitore manda la fattura alla agenzia delle entrate ma come fa l’agenzia delle entrate a mandarla a voi ? dove vi può trovare ?

L’agenzia delle entrate vi trova tramite il codice identificativo. Il vostro fornitore manda la fattura xml alla agenzia delle entrate ma, prima di farlo, dentro alla fattura ha inserito il vostro codice identificativo. L’agenzia delle entrate usa questa informazione per inviare a voi la fattura.

Se avete scelto di dialogare con l’agenzia delle entrate tramite pec, dovrete comunicare ai vostri fornitori il vostro indirizzo pec in qualità di codice identificativo. Se avete scelto di usare un portale SDI, il proprietario del portale vi fornirà un codice alfanumerico di 7 cifre: questo va comunicato ai fornitori come codice identificativo. Ci sono alcuni portali SDI che utilizzano come codice identificativo una email pec. Non cambia niente.

Ovviamente per inviare le fatture ai clienti dovrete chiedere il Loro codice identificativo.

QUALE SISTEMA DI COMUNICAZIONE CON L’AGENZIA DELLE ENTRATE SCEGLIERE ?

Da quanto abbiamo detto è chiaro che il sistema di comunicazione tramite pec è il più semplice: non richiede alcuna procedura informatica o alcuno strumento. Ha come punto debole il fatto che non conserva i documenti.

Il sistema gratuito SDI della agenzia delle entrate fa tutto quello che serve ma possono essere acquistati anche portali di terzi. In questi giorni forse avrete avuto qualche offerta in tal senso dal vostro commercialista o dalla software house che segue il vostro gestionale.

Il  vostro commercialista nel suo studio usa un programma per fare le registrazioni contabili della vostra azienda: ha sicuramente un accordo con la software house che produce il gestionale per fare acquistare ad ognuno dei clienti, uno spazio di archiviazione online per inviare e ricevere le fatture elettroniche. Fino ad oggi, vi sono arrivate le fatture o avete emesso le fatture in formato cartaceo e poi le avete mandate (portate) al commercialista. Scegliere il portale proposto dal commercialista ha come vantaggio il fatto che anche lui potrà vedere tutte le fatture che vedete voi, eliminando questo passaggio intermedio. Il commercialista ha inoltre l’enorme vantaggio che non dovrà più digitare le fatture nel suo programma per registrarle per voi ; le fatture entreranno probabilmente automaticamente nel suo software gestionale con un bel risparmio di tempo. Questo sistema può essere scelto dalle aziende che non fanno la contabilità interna alla azienda: le registrazioni le fa il commercialista.

La software house che segue il vostro programma gestionale ha un software collegato in cui conservare tutte le fatture emesse e ricevute. Scegliere il software proposto dalla software house ha il vantaggio che dal vostro gestionale potrete inviare direttamente le fatture al sistema SDI senza collegarvi ad un portale: allo stesso modo potrete importare le fatture del ciclo passivo direttamente nel gestionale per eseguire le registrazioni contabili in maniera semi-automatica.

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Fattura Elettronica – parte 2

INVIARE UNA FATTURA ELETTRONICA AL CLIENTE

Non manderete più le fatture al cliente, ne spedendole via posta ne inviandole via posta elettronica. Voi manderete le vostre fatture nel formato xml alla Agenzia delle Entrate e questa le inoltrerà ai vostri clienti.

Ci sono 2 modi per inviare la fattura elettronica alla agenzia delle entrate.

  1. Utilizzando la vostra pec (utilizzando la posta elettronica certificata)
  2. Utilizzando un sistema automatico creato dall’agenzia delle entrate chiamato SDI : Sistema di Interscambio.

Prima di inoltrarci su questi argomenti, apriamo una parentesi su un altro aspetto della Fatturazione Elettronica.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Dal 1 Gennaio 2019 dovremo usare solo le fatture elettroniche. In effetti questo è solo uno dei due obblighi della legge. Il secondo obbligo è quello di conservare le fatture elettroniche, in modo “elettronico”, in uno spazio in cui ne voi ne nessuna altro possa modificare la fattura emessa o ricevuta. Diverse software house hanno costruito questi applicativi a norma di legge. Questi prodotti sono, nella pratica, dei portali web a cui potrete accedere tramite username e password ed in cui dovrete mettere tutte le fatture emesse e ricevute.

INVIO FATTURE ELETTRONICHE TRAMITE PEC

Potete decidere di inviare le fatture elettroniche tramite il vostro indirizzo pec direttamente alla agenzia delle entrate, all’ indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Da questo indirizzo riceverete sulla vostra email pec anche tutte le fatture dei vostri fornitori, in formato xml. Questo sistema è molto comodo perché non costa niente e disponibile a tutti (tutte le aziende per legge hanno un indirizzo pec). Se utilizzerete questo sistema rimane però il problema della conservazione sostitutiva dei documenti.

INVIARE FATTURE ELETTRONICHE TRAMITE SDI

Utilizzare per l’invio delle fatture elettroniche il canale SDI, significa utilizzare un software che invia direttamente le fatture alla agenzia delle entrate. I sistemi di cui parlavamo sopra che consentono la conservazione sostitutiva hanno anche questa funzionalità. In questo scenario quindi voi producete il file xml con il vostro software gestionale, lo importate nel portale web e questo lo invia alla agenzia delle entrate e lo conserva in un contenitore a voi dedicato. In questo contenitore troverete anche tutte le fatture dei vostri fornitori che potrete leggere, controllare, etc. Questi software web hanno tutti un pulsante “IMPORTA” con cui caricare i file xml.

Il software gratuito dell’agenzia delle entrate, di cui abbiamo parlato nella prima parte, fa anche tutto questo : invia la fattura e la conserva. In più, come abbiamo detto, vi consente anche di scrivere la fattura xml se non avete un prodotto in grado di farlo.

Naturalmente esistono anche dei portali a pagamento che fanno queste operazioni di invio e conservazione. Questi software hanno un costo proporzionale al numero di fatture totali che si intende conservare in un anno (fatture ciclo attivo + fatture ciclo passivo) : in generale 100/200 euro/anno per una azienda che gestisce un totale di 1000 fatture l’anno.

 

 

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Fattura Elettronica – parte 1

Da Gennaio 2019 tutti gli operatori economici (aziende, professionisti) sono obbligati ad utilizzare la fatturazione elettronica, non solo verso la Pubblica Amministrazione ma anche tra soggetti privati.

La fattura elettronica è un file XML il cui formato è uno standard definito nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30/04/2018. Semplificando al massimo, voi invierete ai vostri clienti una fattura in questo formato e riceverete dai vostri fornitori una fattura in questo formato.

LEGGERE LA FATTURA XML

Questo file non può essere scritto “dall’uomo”; non è come scrivere un documento con Word. Se vi capita di aprirne uno per cercare di leggerlo, cosa che in realtà ha poco senso, potreste spaventarvi ma è abbastanza semplice, solo che …. non è comodo. Di seguito potete vedere qualche pezzo di una fattura xml:

<FatturaElettronicaHeader>
     <DatiTrasmissione>
          <IdTrasmittente>
               <IdPaese>IT</IdPaese>
              <IdCodice>02341841209</IdCodice>
         </IdTrasmittente>
         <ProgressivoInvio>171</ProgressivoInvio>
         </DatiTrasmissione>
     <CedentePrestatore>
    <DatiAnagrafici>  
ù            <Anagrafica>
                  <Denominazione>MECDATA SRL</Denominazione>
            </Anagrafica>
    </DatiAnagrafici>
    <Sede>
    <Indirizzo>VIA RINASCITA, 26</Indirizzo>

In questo pezzo  si legge che MECDATA, con la sua partita iva ed indirizzo sta inviando la fattura 171.

<CessionarioCommittente>
    <DatiAnagrafici>
       <IdFiscaleIVA>
            <IdPaese>IT</IdPaese>
               <IdCodice>00000000201</IdCodice>
      </IdFiscaleIVA>
     <Anagrafica>
         <Denominazione>PIPPO SRL</Denominazione>
     </Anagrafica>
</DatiAnagrafici>

La fattura è stata inviata alla ditta PIPPO SRL.

<DatiBeniServizi>
   <DettaglioLinee>
   <NumeroLinea>1</NumeroLinea>
   <Descrizione>ALIMENTATORE 350 W SILENT CON PFC</Descrizione>
   <Quantita>1.00</Quantita>
   <PrezzoUnitario>39.000</PrezzoUnitario>
   <PrezzoTotale>39.000</PrezzoTotale>
   <AliquotaIVA>22.00</AliquotaIVA>
</DettaglioLinee>

MECDATA SRL vende a PIPPO SRL un alimentatore, ad un certo prezzo con una certa aliquota iva.

Speriamo che avendo letto questo pezzetto di fattura siate meno spaventati dalla gestione che ci prepariamo ad affrontare nel 2019.

SCRIVERE UNA FATTURA ELETTRONICA

Da quanto visto precedentemente, è chiaro che scrivere una fattura elettronica a mano è un esercizio molto difficile. La fattura elettronica xml è un formato nato per essere scritto, letto ed interpretato da un software. Il vostro software gestionale deve quindi poter scrivere le fatture elettroniche in automatico dopo che voi l’avete compilata nel consueto modo. In questo senso la fattura elettronica non è altro che un tipo di “stampa/esportazione”. Prima stampavate la fattura su carta, o su pdf; ora dovrete stamparla in xml.

Se il vostro software gestionale non ha questa possibilità e non avete voglia di spendere soldi per comprarne uno nuovo, l’agenzia delle entrate mette a disposizione un software totalmente gratuito per eseguire questa operazione. FATTURE E CORRISPETTIVI

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Update a hp server with an .iso file

If you need to upgrade a hp server with an iso file, such as Service Pack for Proliant or Intelligent Provisioning Recovery Media, you can not use generic software to create the usb key with the iso. You must use the HPE USB Key Utility for Windows / Linux.

Instructions for Windows

Download the file (link above) and run the installation.
In the c:\Program Files\usbkey folder, run the usbkey.exe file to create your iso on usb stick.