RICEVERE LE FATTURE DAI FORNITORI
Avete ormai capito che, così come non manderete più direttamente le fatture ai clienti, così non riceverete più direttamente le fatture dai fornitori. Riceverete le fatture dalla agenzia delle entrate. Se avete scelto di comunicare con l’agenzia delle entrate tramite pec riceverete tutte le fatture su questo indirizzo. Dovrete quindi avere un software in grado di convertire i file xml in un formato che possiate leggere.
CODICE IDENTIFICATIVO
Negli ultimi giorni forse alcuni fornitori vi hanno chiesto il vostro “codice identificativo”. Per capire cosa sia dobbiamo rispondere a questa domanda : il fornitore manda la fattura alla agenzia delle entrate ma come fa l’agenzia delle entrate a mandarla a voi ? dove vi può trovare ?
L’agenzia delle entrate vi trova tramite il codice identificativo. Il vostro fornitore manda la fattura xml alla agenzia delle entrate ma, prima di farlo, dentro alla fattura ha inserito il vostro codice identificativo. L’agenzia delle entrate usa questa informazione per inviare a voi la fattura.
Se avete scelto di dialogare con l’agenzia delle entrate tramite pec, dovrete comunicare ai vostri fornitori il vostro indirizzo pec in qualità di codice identificativo. Se avete scelto di usare un portale SDI, il proprietario del portale vi fornirà un codice alfanumerico di 7 cifre: questo va comunicato ai fornitori come codice identificativo. Ci sono alcuni portali SDI che utilizzano come codice identificativo una email pec. Non cambia niente.
Ovviamente per inviare le fatture ai clienti dovrete chiedere il Loro codice identificativo.
QUALE SISTEMA DI COMUNICAZIONE CON L’AGENZIA DELLE ENTRATE SCEGLIERE ?
Da quanto abbiamo detto è chiaro che il sistema di comunicazione tramite pec è il più semplice: non richiede alcuna procedura informatica o alcuno strumento. Ha come punto debole il fatto che non conserva i documenti.
Il sistema gratuito SDI della agenzia delle entrate fa tutto quello che serve ma possono essere acquistati anche portali di terzi. In questi giorni forse avrete avuto qualche offerta in tal senso dal vostro commercialista o dalla software house che segue il vostro gestionale.
Il vostro commercialista nel suo studio usa un programma per fare le registrazioni contabili della vostra azienda: ha sicuramente un accordo con la software house che produce il gestionale per fare acquistare ad ognuno dei clienti, uno spazio di archiviazione online per inviare e ricevere le fatture elettroniche. Fino ad oggi, vi sono arrivate le fatture o avete emesso le fatture in formato cartaceo e poi le avete mandate (portate) al commercialista. Scegliere il portale proposto dal commercialista ha come vantaggio il fatto che anche lui potrà vedere tutte le fatture che vedete voi, eliminando questo passaggio intermedio. Il commercialista ha inoltre l’enorme vantaggio che non dovrà più digitare le fatture nel suo programma per registrarle per voi ; le fatture entreranno probabilmente automaticamente nel suo software gestionale con un bel risparmio di tempo. Questo sistema può essere scelto dalle aziende che non fanno la contabilità interna alla azienda: le registrazioni le fa il commercialista.
La software house che segue il vostro programma gestionale ha un software collegato in cui conservare tutte le fatture emesse e ricevute. Scegliere il software proposto dalla software house ha il vantaggio che dal vostro gestionale potrete inviare direttamente le fatture al sistema SDI senza collegarvi ad un portale: allo stesso modo potrete importare le fatture del ciclo passivo direttamente nel gestionale per eseguire le registrazioni contabili in maniera semi-automatica.
