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Creare un alias nella posta Microsoft – cassetta postale condivisa (shared mailbox)

Scenario

In azienda è andato via un dipendente. E’ stato fatto un inoltro della sua posta al suo successore : per qualche settimana il nuovo dipendente leggerà le email del vecchio. Ma per fare questo il vecchio dipendente deve mantenere in essere la licenza di Microsoft 365 (o di Exchange se ha solo la cassetta postale).

Cassetta postale condivisa

  1. Converti la cassetta postale da “Utente” a Condivisa (Shared Mailbox). Vai nell’utente , vai nella tab Posta e in basso trovi “Convertire in Cassetta postale condivisa”.
  2. Rimuovi la licenza Microsoft 365 Standard dall’utente, ma non elimini l’account. Se si elimina la licenza non si può fare il passaggio precedente.
  3. Inoltro : Vai sulle impostazioni della cassetta postale condivisa  e configuri l’Inoltro (Forwarding) verso l’indirizzo del nuovo dipendente.

  4. Invece di fare l’inoltro, la prassi migliore per le Shared Mailbox è dare al nuovo dipendente  i permessi sulla cassettadel vecchio:

    1. Dalle impostazioni della cassetta condivisa, dai al nuovo i permessi di Lettura e gestione (Read and Manage) e, se serve, Invia come (Send As).

    2. La cassetta del vecchio comparirà automaticamente (o aggiungendola manualmente) nella schermata di Outlook/OWA del nuovo, come una cartella separata sotto la sua.

    3. In questo modo il nuovo avrà tutto diviso e ordinato: la sua posta personale nella sua inbox, e la posta del vecchio nella cassetta condivisa dedicata, con la possibilità all’occorrenza di rispondere usando l’indirizzo del vecchio.

Configurare la cassetta postale condivisa (shared mailbox)

Puoi configurarla in due posti principali:

  • Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Vai su Teams e gruppi -> Caselle postali condivise. Qui vedi la lista, puoi modificare i membri, l’inoltro o i permessi.

  • Interfaccia di amministrazione di Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Vai su Destinatari -> Caselle postali. Cliccando sulla casella di Pippo puoi gestire in modo molto fine i permessi di accesso, l’invio come (Send As) e le restrizioni di recapito.