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Configurare l’autorisponditore di un account di posta Microsoft

Avete un account di posta Microsoft e dovete andare in vacanza : avete l’esigenza che chi vi scrive sia informato del fatto che non potrete leggere la sua email ma che la leggerete non appena tornato al lavoro. Come si imposta la risposta automatica su un account di posta Microsoft Exchange Online ?

Accesso

Andare al seguente link: https://www.office.com/

Accedere con il proprio account Microsoft, inserendo account email e password personali.

Cliccare sull’icona di Outlook presente nel menù laterale a sinistra. Si aprirà una pagina del browser in cui avremo la versione online di Outlook, sul ns. account.

Configurazione

Cliccare sull’icona ad ingranaggio presente nel menu blu in alto, e dal menù che si apre lateralmente a destra, cliccare su “visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.

Da qui, andare sotto “Posta” -> Risposte automatiche

Cliccare sullo switch “Risposte automatiche attivate”.

Spuntare la voce “invia risposte solo durante un periodo di tempo” e tramite l’interfaccia appena sotto, selezionare il periodo temporale per il quale vogliamo impostare l’autorisponditore.

Subito sotto sarà possibile inserire il testo da inviare nelle risposte automatiche. Due tipi di risposta a seconda del fatto che la comunicazioni avvenga dall’interno o dall’esterno della organizzazione. Spuntare “invia le risposte all’esterno della tua organizzazione”, abilitandolo comparirà un altra sezione che ci permette di inserire il testo da inviare come risposta a contatti esterni all’organizzazione di partenza, di cui facciamo parte.

A seconda delle vostre esigenze potete spuntare “rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo”.

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Microsoft store non esiste

Dovete reinstallare lo Store. Scrivi PowerShell in nella barra di ricerca dello start, tasto destro  per eseguire come amministratore, copiate il seguente comando e incollatelo in PowerShell e spingete invio:

PowerShell -ExecutionPolicy Unrestricted -Command "& {$manifest = (Get-AppxPackage *WindowsStore*).InstallLocation + '\AppxManifest.xml' ; Add-AppxPackage -DisableDevelopmentMode -Register $manifest}"

Riavviate


 

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La ricerca di Outlook non funziona (da Dicembre 2021)

In questi primi giorni dell’anno 2022 potreste avere dei problemi nella funziona di ricerca del vostro Outlook. Per esempio potreste voler cercare le email di un certo contatto e vi vengono fuori solo le email ricevute prima del 2022.

Il problema è stato causato da un aggiornamento di Windows che incide sulla funzione di ricerca dello stesso. L’aggiornamento in questione è il KB5008212. Controllate quindi gli aggiornamenti di Windows per vedere se avete questo aggiornamento installato.

Come risolvere ?

Ad oggi  (12/01/2022) Microsoft non ha ancora rilasciato un aggiornamento che risolva il problema.

Se vi trovate in serie difficoltà e non vi va di aspettare, Microsoft ha rilasciato un workaround (un trucco) che disabilita il “Windows Desktop Search” che è la fonte del problema per Outlook. E’ una operazione da eseguire sul registro. A questo link trovate la dichiarazione ufficiale Microsoft e le istruzioni per il workaround : Outlook Search not showing recent emails after Windows update KB5008212

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Outlook – carattere usato nelle email di risposta

Quando rispondete ad una email con Outlook vi saà capitato di scrivere il testo usando un carattere diverso da quello che usate normalmente. Per esempio potrebbe essere diverso per tipo e dimensione (per esempio più piccolo). IL problema è che Outlook utilizza in risposta il carattere usato dal mittente.

Per forzare la email ad utilizzare sempre lo stesso carattere dovete andare in File – Opzioni. Nella maschera di configurazione che vi appare, selezionare a sinistra il blocco “Posta”, cliccare sul pulsante “Elementi decorativi e caratteri” e impostare caratteri desiderati.

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Come vedere una cartella OneDrive condivisa da altri nel proprio computer

Scenario

Un tuo collega ha condiviso con te una cartella attraverso OneDrive; tu la puoi vedere attraverso il web ma vuoi vederla anche nella lista locale delle tue cartelle OneDrive.

Soluzione

  • Entra in https://portal.office.com
  • A sinistra spingi sull’icona di OneDrive
  • Spingi in alto a sinistra la cartella “Elementi Condivisi”
  • Vedi, sulla destra, tutta la lista delle cartella condivise con te.
  • Selezioni  la cartella, spingi il pulsante “seleziona il collegamento ai miei file”

  • Finita la sincronizzazione in locale la cartella appare sotto la tua cartella OneDrive del pc

 

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Winmail.dat allegato da Outlook. La guida definitiva

Voi utilizzate Outlook e inviate email con allegati. Un destinatario di una email vi dice che non riesce a leggere l’allegato : invece dell’allegato si ritrova un file di nome winmail.dat che non riesce ad aprire. Il destinatario della vostra email probabilmente non usa Outlook ma un altro client di posta elettronica. E’ interessante il fatto che se voi inviate una email ad un altro destinatario che usa lo stesso client di posta elettronica del primo, stessa versione, questi riesce a vedere e leggere correttamente l’allegato.

La prima considerazione da fare è che il problema “siete voi” e non i vostri destinatari di posta. Voi dovete risolvere il problema sul vostro Outlook.

Soluzione 1 : inviare le email come Html

Per la prima soluzione trovate centinaia di articoli su internet, la riportiamo qui per completezza. Dovete impostare Outlook affinché mandi le email in formato Html. In Outlook :

File -> Opzioni

Selezionate a sinistra “Posta”. Dovete fare 2 variazioni.

  1. Nella sezione “Scrittura Messaggi”, alla voce “Scrivi i messaggi in questo formato”, selezionate HTML
  2. Nella sezione “Formato Messaggi” (in basso), alla voce “All’invio di messaggi in formato RTF e destinatari su internet”, selezionate “converti in formato HTML”

Riavviate Outlook

Outlook da divers3e versioni ha già queste impostazioni di default, quindi voi non avete avuto bisogno di fare questi cambiamenti. In effetti, se fosse questo il problema, non si spiegherebbe come alcuni dei vostri destinatari riescano correttamente a ricevere gli allegati. Non avete risolto il problema.

La soluzione definitiva. Il problema dell’auto completamento

Se avete configurato correttamente Outlook come sopra, ecco la soluzione definitiva. IL problema è nell’auto completamento dell’indirizzo email. I destinatari delle vostre email che hanno questo problema sono sicuramente in memoria nell’auto completamento di Outlook. L’auto completamento è quella funzione che si attiva mentre scrivete l’indirizzo email in una nuova email : mentre scrivete l’indirizzo del destinatario compare u menu a tendina che mostra gli ultimi indirizzi usati. Se usate l’indirizzo proposto, il vostro destinatario riceverà il file winmail.dat.

Se invece scrivete l’indirizzo email senza selezionare l’indirizzo proposto dall’auto completamento, il vostro destinatario riceverà l’allegato giusto.

Ricapitoliamo. Il problema del file winmail.dat coinvolge solo alcuni dei vostri destinatari; sono destinatari che non usano Outlook e hanno l’indirizzo di posta memorizzato nella memoria di Outlook che appare con l’auto completamento.


Documenti

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Migrare cassette postali IMAP a Microsoft 365 – Office 365 – Exchange online

Di seguito i passi necessari in sequenza per migrare un dominio IMAP su Exchange Online.

  1. Aggiungere il dominio al tenant Microsoft 365. Non dovete completare la configurazione del mail server.
  2. Aggiungere gli utenti di dominio a Microsoft 365. Ogni utente deve avere una licenza Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium
  3. Preparare il file csv per la migrazione, separato da virgola. Nella prima riga mettere EmailAddress,UserName,Password. Nelle righe successive i dati : “EmailAddress è l’account Microsoft, “UserName” è l’account del server imap e “Password” è la password del server imap

esempio di csv

EmailAddress,UserName,Password
terrya@contoso.edu,contoso\terry.adams,1091990
annb@contoso.edu,contoso\ann.beebe,2111991
paulc@contoso.edu,contoso\paul.cannon,3281986
  1. Entrare come amministratore in Microsoft 365 e andare nell’interfaccia di amministrazione di Exchange. (nb. questa guida riguarda l’interfaccia di amministrazione “classica” di Exchange. Selezionare “destinatari” a sinistra; selezionare “migrazione” in alto.
  2. A centro pagina c’è un pulsante con tre punti : …. Selezionandolo si inserisce l’endpoint cioè il server sorgente Imap. Nella finestra successiva aggiungere il nuovo endpoint (IMAP).
  3. Creare una nuova migrazione. lanciare la migrazione
  4. una volta terminata la migrazione, nel tenant, potete finire la configurazione del dominio per quello che riguarda il server di posta, seguendo le istruzioni sul tenant e modificando i vostri dns

Le Regole della migrazione

Si possono mettere tutti gli utenti in una migrazione. Quando una migrazione termina con errori, si può eliminare un utente dalla stessa ed inserire lo stesso utente in un altra migrazione. Si possono avere più migrazioni contemporaneamente ma non può esistere lo stesso utente in più di una migrazione. La migrazione può esistere per un massimo di 60 giorni.

Non è una migrazione

In realtà Microsoft fa una operazione più sofisticata di una “banale” migrazione : fa una sincronizzazione. Sincronizza l’intera cassetta postale imap sulla cassetta Exchange in una direzione (da imap ad exchange). E’ sofisticato ma meno efficace di una normale migrazione : la sincronizzazione non è in tempo reale ma dopo 24/30 ore. Quindi volendo sostituire il mail server gli utenti perderebbero almeno 24 ore di email.

Configurazione di outlook

Sui client Outlook potete aggiungere il nuovo account di Exchange online. Sarà uguale alla cassetta postale precedente, ma sarà gestita da Exchange. Per un certo periodo avrete quindi 2 cassette postali che gestiscono la stessa posta ma su server diversi: uno è il vecchio server imap , l’altro il nuovo server Exchange. Quando la migrazione sarà terminata e avrete spostato anche i record mx sul dns, potete cancellare la vecchia cassetta postale. Prima di farlo però dovete spostare anche i contatti ed il calendario dalla “vecchia” alla “nuova” :

Contatti : selezionate tutti i contatti, tasto destro, selezionate “sposta” e quindi “copia nella cartella…”, contatti della cassetta di Exchange.

Calendario : Per spostare gli appuntamenti tra i 2 calendari : visualizzate entrambi i calendari e trascinate gli appuntamenti dal vecchio al nuovo.

Problemi nella migrazione

Se avete problemi di sincronizzazione potete indagare usando PowerShell. Prima di tutto installare ExchangeOnlineManagement. 

Connettersi al tenant :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <your Admin Username>

Compare la schermata di richiesta password.

Lista di tutti gli endpoint nel tenant

get-migrationendpoint|FL

Test dell’endpoint

Test-MigrationServerAvailability -Endpoint <Identity of the endpoint from above>

Vedere le impostazioni della migrazione di un utente

Get-SyncRequest -Mailbox  <user>

Esportare il dettaglio di una migrazione :

Get-MigrationUserStatistics <user> -IncludeSkippedItems -IncludeReport 
-DiagnosticInfo "showtimeslots, showtimeline, 
verbose" | Export-Clixml C:\temp\MigMyUser.xml

Le cassette postali Exchange hanno un limite di 35MB. Se durante la migrazione dovete spostare qualcosa di più grande dovete cambiare questo limite.

Set-Mailbox -Identity <user> -MaxReceiveSize 150MB

Documentazione :

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Outlook per Exchange online : selezionare la rubrica contatti come predefinita

Gli account su Outlook di Exchange online hanno come rubrica predefinita la rubrica “globale” dell’azienda: quella che contiene gli account aziendali. Per impostare come rubrica predefinita quella dell’utente, sincronizzata su Outlook online bisogna :

  1. aprire Outlook
  2. nella pagina principale c’è in alto, una icona-pulsante “rubrica”.
  3. Nella finestra che compare selezionare “strumenti – opzioni”.
  4. selezionare “Inizia con la cartella di contatti”