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Problemi delle caselle email molto grandi

La posta elettronica è cambiata molto negli anni: da semplice mezzo di comunicazione è diventato il nostro “contenitore” preferito di informazioni. Conserviamo tutto nella nostra cassetta postale: comunicazioni, contratti ordini, fatture, etc. Queste informazioni devono sempre essere accessibili ovunque noi siamo: non possiamo più vederle solo dalla nostra postazione di lavoro ma anche attraverso il nostro smartphone.

Le aziende e gli utenti chiedono ai Provider caselle email di dimensioni sempre maggiori. In azienda l’email è e rimane il principale mezzo sia di comunicazione ma, oggi, anche il principale strumento per archiviare i file. Conserviamo tutte le email che riceviamo con allegati di qualsiasi dimensione; conserviamo anche tutte le email che inviamo anche se contengono allegati che abbiamo prelevato dal nostro stesso computer.

Il motivo è che inviare un file via email è semplice, veloce e comodo, inoltre quel file rimarrà per sempre nella casella dell’utente, che così potrà averlo sempre a portata di mano. Sarebbe stato meglio spostare il file su un server di rete o utilizzare in azienda servizi di cloud storage , ma l’email rimane il metodo più immediato.

L’altro motivo per cui le email crescono sempre è che gli utenti non sentono il bisogno di fare spazio nella propria casella email, magari cancellando i messaggi che non servono più o semplicemente svuotando il cestino.

Ma quali sono i problemi di una caselle email di grandi dimensioni?

Il primo sono i tempi di avvio del proprio programma per leggere le email, ad esempio Microsoft Outlook diventa sempre più lento man mano che la caselle email diventa più grande.

Un altro problema è che non tutti i fornitori di web e email hosting forniscono caselle email di grandi dimensioni, molti non vanno oltre pochi GB di spazio per casella email.

Inoltre una casella email di grandi dimensioni diventa onerosa da gestire anche lato server il che la rende lenta nell’accesso e nelle ricerche.

Quali sono invece i limiti di dimensione che una casella email può raggiungere?

La documentazione ufficiale di Microsoft Outlook dichiara che le prestazioni di Outlook iniziano a peggiorare non appena il file di archivio delle email OST supera i 10GB. Superato i 25GB i problemi di lentezza e blocchi di Outlook aumentano.

Arrivati a 50GB Outlook smette di funzionare in quanto questa è la dimensione massima che può raggiungere un file PST, ed è necessario eseguire delle operazioni di manutenzione, con conseguente fermo del lavoro dell’utente.

Lato server, ovvero per il fornitore del servizio di email hosting, non ci sono limiti veri e propri di dimensione ad una casella email, ma potrebbero esserci dei problemi nell’indicizzazione e nell’archiviazione di caselle email molto grandi.

il nostro servizio di gestione email

Mecdata in collaborazione con il partner Qboxmail offre un servizio di gestione email professionale:

  • Casette postali di diverse dimensioni/costi per rispondere a qualsiasi esigenza : 4GB, 8GB, 25GB, 50GB
  • Cassetta postale sempre aggiornata e uguale in ogni istante su ogni vostro dispositivo : computer, notebook, tablet, smartphone
  • Webmail, sviluppata ed ottimizzata per gestire caselle di grandi dimensioni

Sei interessato ? CHIAMACI ALLO 051.790428 OPPURE SCRIVI A info@mecdata.it

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Aprire file .pst con Outlook

Se avete un file .pst di una vecchia versione di outlook potete velocemente visualizzarlo con Outlook 365.

Andate su “File” in alto a sinistra. Cliccate su “Apri ed Esporta” sul menu a sinistra e quindi su “Apri file di dati di Outlook” più a destra. Si aprirà la finestra di esplorazione del computer; cercate il vostro file .pst e cliccate su “Ok”. La cartella del file pst comparirà subito nel vostro Outlook.

Ricerca nell’archivio email

Per cercare una particolare email in questo archivio, potete usare la cartella ricerca in alto a destra, avendo l’accortezza di selezionare come spazio di ricerca “sottocartelle”: outlook cercherà su tutto l’archivio.

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Installare Office 365 Business

Prima di procedere alla installazione il vostro partner Microsoft deve :

  1. Attivarvi il contratto Business
  2. Creare gli utenti della sottoscrizione e attivare per ognuno di essi una licenza di Office
  3. Inviare ad ogni utente username e password della sottoscrizione

A questo punto siete pronti per installare Office 365 sul vostro computer. Ricordate che potete installarlo solo su sistemi operativi Microsoft da Windows 7 in su (7,8,8.1,10) : non si installa su XP.

Il vostro computer deve essere collegato ad internet. Entrate nel computer con il vostro utente. Andate sul sito http://portal.office.com  e accedete con username e password che vi ha inviato il vostro partner Microsoft. Lo username di solito è simile a  utente@organizzazione.onmicrosoft.com

Una volta entrati, a destra in alto trovate il pulsante “Installa Office”. Sul pulsante c’è una freccetta verso il basso : cliccandola sono disponibili 2 opzioni; scegliete “Altre Opzioni di Installazione”.

A questo punto comincerete passerete ad una schermata in cui potrete avere un maggior controllo sulla installazione del browser. In questa schermata potete anche controllare quante e quali installazioni di office sono state fatte con il vostro account e, eventualmente, disattivarle.

Dovete scegliere la versione di Office compatibile con il vostro computer. Quasi sicuramente è a 64bit ma dovrete controllare .


Come posso sapere se nel mio computer è in esecuzione a una versione di Windows a 32 bit o una a 64 bit?

Windows 10 e Windows 8.1

  1. Seleziona il pulsante Start  e scegli Impostazioni > Sistema > Informazioni su .
  2. Sulla destra, in Specifiche dispositivo vedi Tipo sistema.

Windows 7

  1. Seleziona il pulsante Start
    Immagine del pulsante Start

    , fai clic con il pulsante destro del mouse su Computer e scegli Proprietà.

  2. In Sistema vedi il tipo di sistema.

Una volta terminato il download del file, eseguitelo.

Comincerà l’installazione di Office.

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Finita l’installazione, aprite uno dei programmi installati con il pacchetto, per esempio “Word”. In alto a destra troverete i dati del vostro account. Se vi vengono chiesti prima di entrare nel programma, inseriteli.

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Buon Lavoro

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Installare Microsoft Project Online Professional

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Microsoft Project Professional viene acquistato attraverso un rivenditore Microsoft ed assegnato ad un utente della vostra sottoscrizione Office.

Una volta che il vostro partner Microsoft ha eseguito questa procedura per vostro conto, entrate nel portale di Office https://portal.office.com con il vostro utente di office e relativa password. Nella schermata principale, cliccate su “Installa App di Office” e quindi “Altre opzioni di installazione”.

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Selezionate a sinistra il prodotto Project, cliccate sul pulsante di installazione in basso e seguite le istruzioni.

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Acquistare Microsoft Office

Office

Facciamo un po’ di chiarezza sull’acquisto delle licenze di Office. Vedrete che tutte le possibilità che riguardano sia l’utenza domestica sia l’utenza aziendale sono riconducibili alla possibilità di fare 2 tipi di acquisti : compro il mio pacchetto standard e lo pago tutto subito e non riceverò aggiornamenti oppure compro “un anno di utilizzo” e ogni anno avrò il software aggiornato.

Utenti privati

Se sei un utente privato hai a disposizione queste possibilità di acquisto :

Office Home & Student 2016

Costo : 122,13 + IVA(22%) = 122,13 + 26,87 = 149 euro

E’ il solito modo di acquistare software a cui siamo abituati da 30 anni. Compriamo il prodotto e lo installiamo su un PC. Il pacchetto contiene Word, Excel, Powerpoint e OneNote (4 programmi). Con i primi 3 programmi si fa quasi tutto ma si fa sentire la mancanza di Outlook. Le applicazioni non vengono aggiornate automaticamente. Per ottenere la versione più recente, dovrai acquistare di nuovo Office quando viene resa disponibile la nuova versione. Il prodotto non contiene lo spazio di archiviazione aggiuntivo di OneDrive e i minuti di Skype. Esiste una versione per Windows e una per Mac.

nb. Se avete necessità di questo prodotto "a pacchetto" ma volete anche Outlook, potete acquistare Office 2016 Home & Business, di cui parliamo più avanti nella parte dedicata alle aziende.

Office 365 Personal

Costo: 56,56 + IVA(22%) = 56,56 + 12,44 = 69 euro / anno

Come vedete il costo è annuale. E’ un tipo di acquisto che ricalca i metodi dei produttori di antivirus. In questo caso si installa un prodotto ed, una volta all’anno, ci viene richiesto di pagare di nuovo il servizio. Contiene tutti i programmi compresi nella versione 2016 (v.sopra) ma ha in più Outlook, Access e Publisher. Access e Publisher sono disponibili solo per Windows. Tutte le applicazioni si aggiornano mano a mano che Microsoft apporta dei miglioramenti quindi avrete sempre l’ultima versione. Potete installare il pacchetto solo su 1 device (Windows o Mac o Android, computer o tablet o smartphone) quindi, presumibilmente,  lo installerete sul vostro computer. Avete a disposizione 1TB di spazio di archiviazione su OneDrive e 60 minuti di telefonate Skype verso cellulari e telefoni fissi.

Office 365 Home

Costo: 81,15 + IVA(22%) = 81,15 + 17,85 = 99 euro / anno

Il prodotto è essenzialmente il prodotto visto precedentemente come funzionalità e metodo di acquisto ma, con 30 euro in più, vi consente l’installazione su 5 device, Windows, Mac o Android. Viene quindi indicato per un uso dedicato a tutti i dispositivi che troviamo in una famiglia.


Aziende

Se hai una azienda hai a disposizione queste possibilità di acquisto :

Office Home & Business 2016

Costo : 228,69 + IVA(22%) = 228,69 + 50,31 = 279 euro

E’ il solito modo di acquistare software a cui siamo abituati da 30 anni. Compriamo il prodotto e lo installiamo su un PC. Il pacchetto contiene Word, Excel, Powerpoint , OneNote e Outlook (5 programmi).  Le applicazioni non vengono aggiornate automaticamente. Per ottenere la versione più recente, dovrai acquistare di nuovo Office quando viene resa disponibile la nuova versione. Il prodotto non contiene lo spazio di archiviazione aggiuntivo di OneDrive e i minuti di Skype. Esiste una versione per Windows e una per Mac.

Office Professional 2016

Costo : 441,8 + IVA(22%) = 441,8 + 97,2 = 539 euro

In tutto simile al pacchetto appena visto, contiene in più Publisher ed Access. Dato che questi ultimi 2 non funzionano su Mac, questo pacchetto professionale è disponibile solo per sistemi Windows.

Office 365 Business

Costo: 105,6 + IVA(22%) = 105,6 + 21,12 = 126,72 euro / anno

La licenza va rinnovata ogni anno secondo la formula già spiegata. Sono inclusi i pacchetti Microsoft Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Outlook, Publisher ed Access ; avete a disposizione 1TB di spazio di archiviazione su OneDrive ma non minuti di Skype. Avete la possibilità di utilizzare anche le versioni web dei programmi Word, Excel e PowerPoint : potete quindi anche aprire i vostri file lavorando con computer in cui non è installato Office. Ogni licenza va assegnata ad un utente che ha la possibilità di installarla su 5 device, Windows Mac o Android. Il pannello di controllo aziendale del portale di Office 365 contiene tutti gli utenti e ci possono essere più utenti che licenze : quindi le licenze possono essere flottate sugli utenti al momento del bisogno. Tutte le licenze aziendali “diverse” di cui parleremo da qui in poi possono essere gestite nello stesso pannello di controllo.

Office 365 Business Premium

Costo: 126 + IVA(22%) = 126 + 25,2 = 151,2 euro / anno

In sostanza è la stessa licenza 365 Business con in più  altre applicazioni Microsoft. La particolarità sta nel fatto che avete disposizione una cassetta postale di 50 GB, quindi tutta la vostra posta elettronica sarà ospitata sui server Microsoft.

Office 365 Pro Plus

Costo: 154,8 + IVA(22%) = 154,8 + 30,96 = 185,76 euro / anno

In sostanza è la stessa licenza 365 Business ma l’installazione può essere fatta anche su Terminal Server.

Office 365 Business Essential

Costo: 50,4 + IVA(22%) = 50,4 + 10,8 = 60,48 euro / anno

Con questa licenza non potete installare Office su un computer ma potete esclusivamente utilizzare le applicazioni di Office attraverso il web (con un browser). Questa licenza dispone di 50 Gb di cassetta postale quindi è utile per tutti quegli utenti che, anche se non utilizzano Office quotidianamente, devono avere una email aziendale.

Mac e Android

Ne abbiamo già parlato ma è utile sottolineare che non tutte le applicazioni di Office sono compatibili con Mac e Android … solo quelle di uso “più comune”.


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Outlook 2007 in spagnolo ?

OUTLOOK_2007

Da ieri, mercoledì 13 Settembre 2007, forse alcuni di voi aprendo Outlook (versione 2007) si sono trovati una “sorpresa” : Outlook appare stranamente in una doppia lingua : Italiano e Spagnolo.

Il problema è dovuto ad un aggiornamento di Outlook reso disponibile da Microsoft il giorno 12 Settembre e che il vostro computer ha installato. Il pacchetto è :

kb4011086 : È un aggiornamento per Microsoft Office per gli aggiornamenti di difesa in profondità migliorare la funzionalità di protezione.

Bisogna rimuoverlo dal computer per ritornare ad Outlook in Italiano.

Nello spazio di ricerca del vostro Windows (di solito si trova alla destra del pulsante Start start windows 10) scrivere “pannello di controllo”.

Cliccare sull’applicazione che vi viene proposta…. chiamata appunto… Pannello di Controllo

Il pannello di controllo contiene molti programmi. Cliccare su Programmi e Funzionalità.

A sinistra, selezionate “Visualizza aggiornamenti installati”. Cercate l’aggiornamento kb4011086, selezionatelo. In alto spingete il tasto “Disinstalla”. Riavviate il computer. Controllate Outlook.

Se Outlook riporta ancora il problema, ripetete la procedura perché vi troverete un altro aggiornamento kb4011086.

In ultimo, vi ricordiamo che il supporto Microsoft per Office 2007 scadrà il giorno 10 Ottobre 2017, quindi non arriveranno più patch di sicurezza … anche quelle funzionanti   (vedi : FINE SUPPORTO OFFICE 2017)


freccia verde destraAffidati a noi per la tua licenza di Office

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Fine supporto Office 2007

office 2007 fine supporto

Il 10 ottobre 2017 scade il supporto per tutti i prodotti inclusi nella suite Office 2007.

Dal momento in cui un prodotto termina il suo ciclo di vita ed esce dal supporto, non riceverà’ più aggiornamenti relativi alle nuove funzionalità e soprattutto non verranno piu’ fornite fix relative a bug e alla SICUREZZA.

Sicurezza e GDPR

La sicurezza sta diventando sempre di più’ una priorità’ strategica per le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori, soprattutto in vista dell’entrata in vigore da maggio 2018 della nuova legge europea sulla privacy, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (General Data Protection Regulation, GDPR) riguarda essenzialmente la protezione e l’applicazione dei diritti di riservatezza dei dati delle persone fisiche. Il GDPR stabilisce rigorosi requisiti globali di privacy che regolano le modalità’ di trattamento e protezione dei dati personali rispettando le scelte dei singoli individui, indipendentemente da dove i dati vengono inviati, trattati o archiviati.
In ottica di sicurezza, e’ un’occasione unica per passare a Office 365!

Caratteristiche di Office 365

  • Continuo aggiornamento ed introduzione di nuove funzionalità
  • Pagamento della licenza mensile (pochi euro al mese)
  • Possibilità di poter flottare la licenza da un utente ad un altro
  • Ogni utente può installare office su più device … per esempio a casa
freccia verde destraQuale versione di Office 365 è più adatta a te ?  Scopri caratteristiche e prezzi.

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