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ERP (enterprise resource planning) SELECTION – part 1.

ERP

The Enterprise Resources Planning is a management system which integrates all relevant business processes of a company . ERP is a digital representation of how the company operates, particularly how his organization is built to make concrete the business strategies. Choosing an ERP implies the adoption by the company of a systematic approach and of an organization by process.

Procedure to selection of an ERP

1. Define the company profile and the macro processes
a. Define the Functions
2. Define the secondary processes
3. Exploration of the market and system integrators
4. First filter. The end result will be 3, maximum 5, coupled Software / System Integrator.
5. Software Demos
6. Creation of the Supply Specification
7. Define a control structure of the project
8. Selection of key users


Company profile Example

Our company , which we will call CONTOSO,  manufactures and assembles mechanical components.  The production not only involves internal business units, also makes use of external suppliers for the purchase of materials and for the execution of certain processing and/or treatment. The sales phase may be preceded by a bidding process. The purchase and production are regulated to ensure, through the traceability of objects, a proper after sales service. Contoso is active in a constant data collection in all departments / levels to ensure timely management control.

MERP

With this background , in Contoso should not be implemented an ERP system but a MERP system. Process manufacturing enterprise resource planning (process manufacturing ERP) refers to the use of enterprise resource planning (ERP) in conjunction with process manufacturing to maximize the potency of manufacturing processes. Process manufacturing is a production strategy that adds value by separating  the production process in two or more steps. When an output is generated using this process, it is impossible to distill the output back to the basic component form.

ERP for process-based manufacturing mainly operates on the basic concept of combining all the machines, tools and resources to maximize the efficiency of the manufacturing process. It saves valuable time and enhances production capacity with greater command over subcontracting, planning and inventory.

Using MERP the organization is capable of making every decision based on real information, not on predictions or assumptions. Because all reports about the process are available online, users can easily retrieve information about raw materials, what materials are used in certain processes, which material is needed for a particular process, what time the material is required, and so on.

In this specific ERP production is the most potent element of the software ; the connection between manufacturing and subcontracting, inventory, purchasing and other modules are superior and efficient.

Macro Processes

With this background we can identify five main processes:

  1. Order fulfillment
  2. Production
  3. Purchasing
  4. Quality Control
  5. Logistic

The process begins with the management  of customer order. The finished product is an assembly of parts to be manufactured or purchased. Each part is constructed using at least one raw material. The material and finished parts are stored in a warehouse where they enter and exit in a controlled manner. The production process is monitored by sampling control,  both inside the company and at the external suppliers. The finished part / product is controlled.

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Mekerp: reverse charge

Il reverse charge è un particolare meccanismo di applicazione dell’imposta sul valore aggiunto, per il quale il cliente paga l’imposta al posto del fornitore

In questa simulazione noi siamo il cliente che riceve la fatture in RC.

FATTURA DI ACQUISTO

La registrazione di una fattura in RC nel Mekerp avviene normalmente usando il normale modello contabile per le fatture di acquisto. Nella registrazione viene inserito l’imponibile e selezionato un tipo di iva “con reverse charge”.

Si salva la registrazione e si può subito vedere il primo effetto di questa inversione contabile : noi non dovremo dare al fornitore il valore dell’importo, bensì il solo valore dell’imponibile perché il valore dell’imposta la pagheremo noi. Quindi nella parte finanziaria avremo una scadenza che ci ricorda che dobbiamo dare al fornitore il solo imponibile.

Per essere voi a pagare l’iva per conto del vostro fornitore dovrete fare a lui una fattura, generando così una iva a debito che andrà quindi a compensare l’iva del vostro fornitore.

Questa operazione nel Mekerp è totalmente automatica.

LEGAME FORNITORE – CLIENTE

Nella registrazione della fattura di acquisto in basso a destra vedete il pulsante “AUTOFATTURA”.

Se questo pulsante non è abilitato è necessario legare al fornitore un corrispettivo codice cliente: in pratica dovete avere un cliente che ha i dati fiscali uguali al vostro fornitore (ricordate che dobbiamo fare una fattura al fornitore e quindi gestirlo come un cliente). Se non lo avete, create il nuovo cliente. Andate quindi nella anagrafica del fornitore, in “Dati 2” e inserite nel campo “Cliente collegato” il numero del cliente che avete generato. Ora vedrete che il pulsante “AUTOFATTURA” è attivo. Per avere il pulsante autofattura attivo è necessario quindi avere per ogni fornitore che gestisce il RC, il suo corrispettivo cliente.

AUTOFATTURA

Spingete il pulsante AUTOFATTURA.

In automatico il gestionale genera una fattura al cliente ed un registrazione di compensazione. La fattura di vendita seguirà la vostra normale numerazione.

Ecco quindi le registrazioni contabile che il Mekerp esegue per conto vostro.

 DARE AVERE 
FATTURA DI ACQUISTO 120CONTO FORNITORE
FATTURA DI ACQUISTO100 CENTRO DI COSTO
FATTURA DI ACQUISTO20 IVA ACQUISTI
    
 DARE AVERE 
FATTURA DI VENDITA120 CONTO CLIENTE
FATTURA DI VENDITA 100CENTRO DI RICAVO
FATTURA DI VENDITA 20IVA VENDITE
    
 DARE AVERE 
COMPENSAZIONE 120CONTO CLIENTE
COMPENSAZIONE100 CENTRO DI RICAVO
COMPENSAZIONE20 CONTO FORNITORE

Queste registrazioni portano quindi ad un valore totale dei conti semplificabile come di seguito

DARE AVERETOTALE
CONTO FORNITORE20120100
CENTRO DI COSTO100100
IVA ACQUISTI2020
CONTO CLIENTE1201200
CENTRO DI RICAVO1001000
IVA VENDITE2020

Il totale dell’iva si compensa, il fornitore rimane esposto per solo il valore dell’imponibile e la fattura di vendita non genera alcun ricavo.

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Mekerp : Bilancio

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La maschera per analizzare il bilancio nel Mekerp è tanto semplice quanto potente.In un unica scheramata potete velocemente analizzare tutti i dati del bilancio : conto patrimoniale, conto economico, mastri clienti e fornitori.

Menu : Contabilità Analitica – Bilancio

Di seguito un esempio nella maschera. (Il piano dei conti che vedete è solo un esempio)

In alto al centro avete 2 pulsanti di Ricerca. Il più alto dei 2 vi consente di visualizzare il bilancio di un certo anno – mese da selezionare a sinistra. Il secondo pulsante vi consente di visualizzare il bilancio fra 2 date qualsiasi da selezionare a sinistra. I 2 pulsanti generano comunque lo stesso risultato e cioè la visualizzazione del bilancio costituito da Situazione Patrimoniale, Situazione Economica, Mastro Clienti e Mastro Fornitori.

Alla destra dei 2 pulsanti di ricerca c’è il pulsante “Report”. Se spingete questo pulsante stamperete il bilancio su Excel. Potete anche decidere di stampare oltre al Bilancio il mastro clienti e fornitori selezionando l’apposito flag. In questo caso la creazione del foglio di Excel sarà un po più lenta.


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Centesimi di ora

Il sistema di misura orario in centesimi suddivide i 60 minuti di un ora in 100 parti.

1 minuto su 60 minuti equivale ad X su 100 centesimi di ora. X = (1 * 100) / 60 = 1,7 centesimi di ora, ovvero 0,017

Analogamente la misura di 5 centesimi di ora, ovvero 0,05, su 100 equivale a X su 60 minuti. X = (5 x 60) / 100 = 3 minuti. Oppure X = 0,05 * 60 = 3 minuti.

Riportiamo di seguito una tabella di conversione che approssima matematicamente i centesimi di ora al solo valore intero.

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TARIC: Qual è il codice doganale del prodotto che vendo?

La voce doganale è un codice numerico che serve ad identificare in modo univoco e condiviso uno specifico prodotto. La convenzione internazionale attualmente vigente ha introdotto un sistema di codificazione e di designazione delle merci strutturato in 21 sezioni merceologiche, suddivise in 99 capitoli, a loro volta suddivisi in voci e sottovoci.

Per reperire il codice doganale segua i seguenti passaggi:

VEDI : https://en.wikipedia.org/wiki/TARIC_code

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M20 – GESTIONE ACQUISTO MATERIE PRIME

Dalla nostra esperienza nelle aziende di produzione Meccanica nasce una piccola utility che tutti dovrebbero avere. M20: calcolo dei prezzi di acquisto dei materiali.

E’ possibile impostare varie forme del materiale, tra cui tubi, tondi, piatti (lamiere), tubi a sezione rettangolare.

Database delle famiglie dei Materiali con peso specifico. Database delle sotto famiglie dei materiali con speso specifico del singolo materiale uguale o diverso da quello della famiglia per una gestione più semplice e più precisa.

Il programma si appoggia su MSDE o su SqlServer Express (database free della Microsoft). Realizzato completamente in c#, può essere utilizzato in rete.