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Migrate IMAP mailboxes to Microsoft 365 – Office 365 – Exchange online

Here are the steps required in sequence to migrate an IMAP domain to Exchange Online.

  1. Add the domain to your Microsoft 365 tenant. You don’t have to complete the mail server setup.
  2. Add domain users to Microsoft 365. Each user must have a Microsoft 365 Business Basic, Standard, or Premium license
  3. Prepare the csv file for migration, separated by commas. In the first line put EmailAddress, UserName, Password. In the following lines the data: “EmailAddress is the Microsoft account,” UserName “is the imap server account and” Password “is the imap server password

example of csv

EmailAddress,UserName,Password
terrya@contoso.edu,contoso\terry.adams,1091990
annb@contoso.edu,contoso\ann.beebe,2111991
paulc@contoso.edu,contoso\paul.cannon,3281986
  1. Log in as an administrator in Microsoft 365 and go to the Exchange admin center. (Note: this guide is for the “classic” Exchange administration interface. Select “recipients” on the left; select “migration” at the top.
  2. At the center of the page there is a button with three dots: …. Selecting it, the endpoint is inserted, that is the Imap source server. In the next window add the new endpoint (IMAP).
  3. Create a new migration. launch the migration
  4. once the migration is complete, in the tenant, you can finish configuring the domain for what concerns the mail server, following the instructions on the tenant and changing your dns

The Rules of Migration

You can put all users in a migration. When a migration ends in error, you can delete a user from it and put the same user in another migration. You can have multiple migrations at the same time but the same user cannot exist in more than one migration. Migration can exist for up to 60 days.

It is not a migration

In reality, Microsoft does a more sophisticated operation than a “trivial” migration: it makes a sync. Synchronize entire imap mailbox to Exchange mailbox in one direction (from imap to exchange). It is sophisticated but less effective than a normal migration: it is not in real time but after 24/30 hours. So if you want to replace the mail server, users would lose at least 24 hours of email.

Configuring perspectives

On Outlook clients, you can add the new Exchange account online. It will be the same as the old mailbox, but will be managed by Exchange. For a while you will then have 2 mailboxes that manage the same mail but on different servers: one is the old imap server, the other one the new Exchange server. When the migration is finished and you have also moved the mx records on the dns, you can delete the old mailbox. Before doing this, however, you must also memorize the contacts and the calendar from the “old” to the “new”:

Contacts: select all contacts, right click, select “move” and then “copy to folder …”, Exchange mailbox contacts.

Calendar: To move appointments between 2 calendars: both calendars and drag appointments from old to new.

Problems in migration

If you have any problem you can investigate using PowerShell. First install ExchangeOnlineManagement.

Connect to the tenant:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <your Admin Username>

The password request screen appears.

List of all endpoints in the tenant

get-migrationendpoint|FL

endpoint test

Test-MigrationServerAvailability -Endpoint <Identity of the endpoint from above>

view sync configuration of single user

Get-SyncRequest -Mailbox  <user>

esport migration result for a user

Get-MigrationUserStatistics <user> -IncludeSkippedItems -IncludeReport 
-DiagnosticInfo "showtimeslots, showtimeline, 
verbose" | Export-Clixml C:\temp\MigMyUser.xml

Exchange mailboxes have a 35MB limit. If you have to move something bigger during the migration you have to change this limit.

Set-Mailbox -Identity <user> -MaxReceiveSize 150MB

Documentation:

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Set up an Office 365 account on GMail

This article was born from the difficulties encountered in setting up a Microsoft Office 365 mail account on the Gmail mail client on a smartphone. But

Reading Office 365 in Gmail is not recommended.

In the Gmail add account screen, the most obvious attempt is to add the account using “Exchange and Office 365”.

You will see the mailbox added correctly and working but we have encountered problems: in some accounts on Gmail you do not see all the mail folders in the mailbox.

Solution

The solution is to perform an installation in imap.

Install the account using “Other”:

Once you have entered your email account, the “Manual Configuration” button appears.

Push it. The procedure will ask you in sequence:

password
address of the mail arrival server: outlook.office365.com
address of the mail receiving server: smtp.office365.com

The procedure does not require the specification of ports. For the sake of completeness, we recall all the parameters of the Microsoft Office 365 imap and smtp.

IMAP settings – Server name: outlook.office365.com – Port: 993 – Encryption method: SSL

SMTP settings – Server name: smtp.office365.com – Port: 587 – Encryption method: TLS or STARTTLS

Important

By doing this you deactivate the synchronization of address book, calendar and email. To solve it, simply go to the Outlook app, in the account and reactivate the synchronization.

But remember that the best thing for Office365 is to use the Outlook app on smartphones. Reading Office 365 in Gmail is not recommended.

 

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Outlook – I don’t see emails imported with a .pst file

SCENARIO

You need to move emails from one account or personal folder to a different IMAP account. You are using Outlook. You exported the “source” emails to a pst file and imported the file with Outlook to the “destination” account. Everything seems to have been done correctly because you see the folders of the old emails on the new account, however, inside the folders, you don’t see the emails.

Don’t be alarmed! The emails are there ….. but they are hidden

SOLUTION

In Outlook, click on a folder where you don’t see the content. At the top click on View – Change View. In the window that appears click on “IMAP Messages“. If you have many folders in the same window,  you have the “Apply current view to other mail folders” button.

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Problemi delle caselle email molto grandi

La posta elettronica è cambiata molto negli anni: da semplice mezzo di comunicazione è diventato il nostro “contenitore” preferito di informazioni. Conserviamo tutto nella nostra cassetta postale: comunicazioni, contratti ordini, fatture, etc. Queste informazioni devono sempre essere accessibili ovunque noi siamo: non possiamo più vederle solo dalla nostra postazione di lavoro ma anche attraverso il nostro smartphone.

Le aziende e gli utenti chiedono ai Provider caselle email di dimensioni sempre maggiori. In azienda l’email è e rimane il principale mezzo sia di comunicazione ma, oggi, anche il principale strumento per archiviare i file. Conserviamo tutte le email che riceviamo con allegati di qualsiasi dimensione; conserviamo anche tutte le email che inviamo anche se contengono allegati che abbiamo prelevato dal nostro stesso computer.

Il motivo è che inviare un file via email è semplice, veloce e comodo, inoltre quel file rimarrà per sempre nella casella dell’utente, che così potrà averlo sempre a portata di mano. Sarebbe stato meglio spostare il file su un server di rete o utilizzare in azienda servizi di cloud storage , ma l’email rimane il metodo più immediato.

L’altro motivo per cui le email crescono sempre è che gli utenti non sentono il bisogno di fare spazio nella propria casella email, magari cancellando i messaggi che non servono più o semplicemente svuotando il cestino.

Ma quali sono i problemi di una caselle email di grandi dimensioni?

Il primo sono i tempi di avvio del proprio programma per leggere le email, ad esempio Microsoft Outlook diventa sempre più lento man mano che la caselle email diventa più grande.

Un altro problema è che non tutti i fornitori di web e email hosting forniscono caselle email di grandi dimensioni, molti non vanno oltre pochi GB di spazio per casella email.

Inoltre una casella email di grandi dimensioni diventa onerosa da gestire anche lato server il che la rende lenta nell’accesso e nelle ricerche.

Quali sono invece i limiti di dimensione che una casella email può raggiungere?

La documentazione ufficiale di Microsoft Outlook dichiara che le prestazioni di Outlook iniziano a peggiorare non appena il file di archivio delle email OST supera i 10GB. Superato i 25GB i problemi di lentezza e blocchi di Outlook aumentano.

Arrivati a 50GB Outlook smette di funzionare in quanto questa è la dimensione massima che può raggiungere un file PST, ed è necessario eseguire delle operazioni di manutenzione, con conseguente fermo del lavoro dell’utente.

Lato server, ovvero per il fornitore del servizio di email hosting, non ci sono limiti veri e propri di dimensione ad una casella email, ma potrebbero esserci dei problemi nell’indicizzazione e nell’archiviazione di caselle email molto grandi.

il nostro servizio di gestione email

Mecdata in collaborazione con il partner Qboxmail offre un servizio di gestione email professionale:

  • Casette postali di diverse dimensioni/costi per rispondere a qualsiasi esigenza : 4GB, 8GB, 25GB, 50GB
  • Cassetta postale sempre aggiornata e uguale in ogni istante su ogni vostro dispositivo : computer, notebook, tablet, smartphone
  • Webmail, sviluppata ed ottimizzata per gestire caselle di grandi dimensioni

Sei interessato ? CHIAMACI ALLO 051.790428 OPPURE SCRIVI A info@mecdata.it

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Mail server dedicato

La posta elettronica è cambiata molto negli anni: da semplice mezzo di comunicazione è diventato il nostro “contenitore” preferito di informazioni. Conserviamo tutto nella nostra cassetta postale: comunicazioni, contratti ordini, fatture, etc.

Queste informazioni devono sempre essere accessibili ovunque noi siamo: non possiamo più vederle solo dalla nostra postazione di lavoro ma anche attraverso il nostro smartphone.

La Mecdata propone l’uso di un mail server esterno sempre aggiornato per risolvere i vostri problemi di comunicazione aziendale. Un mail server proposto con la formula “pay per use” : paghi solo le caselle email che attivi; gli alias sono gratuiti. Non dovrete preoccuparvi della gestione del server fisico o dell’aggiornamento dell’antispam o dei nuovi protocolli di comunicazione.

  • Dimensione cassetta postale : 8gb
  • Controllo dimensione cassetta postale autonomo : Lo spazio utilizzato può essere controllato in tempo reale dall’utente tramite la Webmail, oppure tramite il proprio client email configurato con IMAP (se supporta la visualizzazione della quota, come ad esempio Thunderbird).
  • Accesso : imap, pop3, webmail
  • SMTP dedicato
  • Alias illimitati gratuiti
  • Calendario condiviso : calendario condivisibile con tutti i software che supportano il protocollo caldav (es ios).
  • Antivirus e Antispam
  • Gestione autonoma e semplice dei messaggi personali : “sarò in ferie da…”
  • Costo : 2,13 euro / mese per account  – Contattateci per un preventivo personalizzato all’indirizzo info@mecdata.it oppure al numero 051-790428