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Migrare cassette postali IMAP a Microsoft 365 – Office 365 – Exchange online

Di seguito i passi necessari in sequenza per migrare un dominio IMAP su Exchange Online.

  1. Aggiungere il dominio al tenant Microsoft 365. Non dovete completare la configurazione del mail server.
  2. Aggiungere gli utenti di dominio a Microsoft 365. Ogni utente deve avere una licenza Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium
  3. Preparare il file csv per la migrazione, separato da virgola. Nella prima riga mettere EmailAddress,UserName,Password. Nelle righe successive i dati : “EmailAddress è l’account Microsoft, “UserName” è l’account del server imap e “Password” è la password del server imap

esempio di csv

EmailAddress,UserName,Password
terrya@contoso.edu,contoso\terry.adams,1091990
annb@contoso.edu,contoso\ann.beebe,2111991
paulc@contoso.edu,contoso\paul.cannon,3281986
  1. Entrare come amministratore in Microsoft 365 e andare nell’interfaccia di amministrazione di Exchange. (nb. questa guida riguarda l’interfaccia di amministrazione “classica” di Exchange. Selezionare “destinatari” a sinistra; selezionare “migrazione” in alto.
  2. A centro pagina c’è un pulsante con tre punti : …. Selezionandolo si inserisce l’endpoint cioè il server sorgente Imap. Nella finestra successiva aggiungere il nuovo endpoint (IMAP).
  3. Creare una nuova migrazione. lanciare la migrazione
  4. una volta terminata la migrazione, nel tenant, potete finire la configurazione del dominio per quello che riguarda il server di posta, seguendo le istruzioni sul tenant e modificando i vostri dns

Le Regole della migrazione

Si possono mettere tutti gli utenti in una migrazione. Quando una migrazione termina con errori, si può eliminare un utente dalla stessa ed inserire lo stesso utente in un altra migrazione. Si possono avere più migrazioni contemporaneamente ma non può esistere lo stesso utente in più di una migrazione. La migrazione può esistere per un massimo di 60 giorni.

Non è una migrazione

In realtà Microsoft fa una operazione più sofisticata di una “banale” migrazione : fa una sincronizzazione. Sincronizza l’intera cassetta postale imap sulla cassetta Exchange in una direzione (da imap ad exchange). E’ sofisticato ma meno efficace di una normale migrazione : la sincronizzazione non è in tempo reale ma dopo 24/30 ore. Quindi volendo sostituire il mail server gli utenti perderebbero almeno 24 ore di email.

Configurazione di outlook

Sui client Outlook potete aggiungere il nuovo account di Exchange online. Sarà uguale alla cassetta postale precedente, ma sarà gestita da Exchange. Per un certo periodo avrete quindi 2 cassette postali che gestiscono la stessa posta ma su server diversi: uno è il vecchio server imap , l’altro il nuovo server Exchange. Quando la migrazione sarà terminata e avrete spostato anche i record mx sul dns, potete cancellare la vecchia cassetta postale. Prima di farlo però dovete spostare anche i contatti ed il calendario dalla “vecchia” alla “nuova” :

Contatti : selezionate tutti i contatti, tasto destro, selezionate “sposta” e quindi “copia nella cartella…”, contatti della cassetta di Exchange.

Calendario : Per spostare gli appuntamenti tra i 2 calendari : visualizzate entrambi i calendari e trascinate gli appuntamenti dal vecchio al nuovo.

Problemi nella migrazione

Se avete problemi di sincronizzazione potete indagare usando PowerShell. Prima di tutto installare ExchangeOnlineManagement. 

Connettersi al tenant :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <your Admin Username>

Compare la schermata di richiesta password.

Lista di tutti gli endpoint nel tenant

get-migrationendpoint|FL

Test dell’endpoint

Test-MigrationServerAvailability -Endpoint <Identity of the endpoint from above>

Vedere le impostazioni della migrazione di un utente

Get-SyncRequest -Mailbox  <user>

Esportare il dettaglio di una migrazione :

Get-MigrationUserStatistics <user> -IncludeSkippedItems -IncludeReport 
-DiagnosticInfo "showtimeslots, showtimeline, 
verbose" | Export-Clixml C:\temp\MigMyUser.xml

Le cassette postali Exchange hanno un limite di 35MB. Se durante la migrazione dovete spostare qualcosa di più grande dovete cambiare questo limite.

Set-Mailbox -Identity <user> -MaxReceiveSize 150MB

Documentazione :

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Cambio del mail server

Nel momento in cui cambi il nome server del tuo dominio, la modifica del DNS inizia a propagarsi su Internet. La propagazione completa del DNS richiede 4 giorni. Durante questo periodo, in alcune reti il tuo dominio punterà al nuovo server mentre in altre reti punterà al vecchio server. Pertanto mentre la transizione DNS è in corso, alcuni messaggi verranno ricevuti nel nuovo server mentre altri verranno ricevuti nel vecchio server.

Configura entrambi gli indirizzi di posta elettronica sul tuo client di posta (es. Outlook). Avrai 2 cassette postali uguali (stesso indirizzo) ma che puntano a 2 server diversi, vecchio e nuovo. Ora puoi semplicemente trascinare e rilasciare le email da una cartella di posta in arrivo a un’altra.

Seleziona una cartella nella casella di posta di origine. Tutte le e-mail in quella cartella verranno visualizzate nel riquadro di destra di Outlook. Trascina le e-mail (alcune alla volta) nella cartella corrispondente nella nuova casella di posta. Se quella cartella non esiste nella nuova casella di posta, crea la stessa usando le funzionalità standard di Outlook. Tieni presente che le cartelle personalizzate create dall’utente nella vecchia casella di posta elettronica non saranno presenti nella nuova casella di posta.

È importante gestire alcune e-mail alla volta. Cercare di spostare troppe e-mail contemporaneamente potrebbe causare un arresto anomalo. Dopo ogni operazione di trascinamento, attendere un po ‘di tempo per Outlook per scaricare i messaggi dal vecchio server al disco locale e quindi trasferirli dal disco locale al nuovo server. La quantità di attesa dipenderà in gran parte dalla velocità della tua connessione internet.

Una volta che hai spostato tutte le email da tutte le cartelle sulla vecchia casella di posta, hai finito.

È necessario conservare i vecchi account e-mail per almeno 4 giorni. Poiché la propagazione completa del DNS impiega 4 giorni, durante questo periodo alcune delle tue e-mail potrebbero finire nella tua vecchia casella di posta elettronica. Quindi, è necessario ripetere tutti i passaggi precedenti dopo 4 giorni. Successivamente, puoi tranquillamente eliminare il vecchio account e-mail sul vecchio server.

Ora puoi rimuovere il vecchio account IMAP che hai creato sul tuo client di posta.