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Mekerp – Bilancio di Chiusura e di Apertura

Non è necessario avere un bilancio completo dell’anno precedente per avere un bilancio di apertura dell’anno in corso

Nel Mekerp è possibile chiudere il bilancio solo nell’anno successivo: dal primo di Gennaio dell’anno è possibile quindi registrare la chiusura di Bilancio in automatico per l’anno precedente. L’operazione di chiusura è automatica è può essere svolta, anzi noi lo consigliamo, anche se le registrazioni contabili dell’anno da chiudere non sono state inserite tutte. Questo perchè dalla chiusura di bilancio si può generare l’apertura di bilancio per l’anno corrente : tale scrittura potrebbe risultare inesatta, visto che il bilancio precedente non è completo, ma comunque vi da la possibilità fin da subito di iniziare l’anno con una visione “sicura” per la maggior parte dei conti.

Ma se il bilancio di chiusura è inesatto, avrò un bilancio di apertura inesatto e sarò costretto a correggerlo.

Questo problema non sussiste perchè l’automatismo del Mekerp consente di generare dei bilanci di apertura automatici che si sostituiscono mano a mano che “completo” il bilancio di chiusura dell’anno precedente. Tutte le operazioni si svolgono in pochi secondi. Eccovi dunque il ciclo possibile :

Creo il bilancio di chiusura dell’anno precedente.

Creo il bilancio di apertura dell’anno in corso.

Nei giorni successivi eseguo altre registrazioni contabili sull’anno precedente.

Cancello il bilancio di chiusura dell’anno precedente

Creo il bilancio di chiusura dell’anno precedente.

Creo il bilancio di apertura dell’anno in corso.

etc.


Registrazioni e Conti che operano in chiusura e apertura di bilancio.

Quale che sia il vostro piano dei conti, di seguito le indicazioni sui conti e sulle registrazioni implicate in apertura e chiusura di bilancio.

 

CHIUSURA DI BILANCIO

Nella chiusura di bilancio vengono eseguite in automatico 5 registrazioni contabili :

Conto Profitti e Perdite (Risultato). Conto Patrimoniale.

2 Registrazione da Economico a Patrimoniale.

  • *CCC : Bilancio di chiusura Costi. In questa registrazioni i costi (es. telefoniche) sono in AVERE e il conto profitti e perdite in DARE.
  • *CCR : Bilancio di chiusura Ricavi. In questa registrazioni i ricavi (es. vendite) sono in DARE e il conto profitti e perdite in AVERE.

Risultato di Esercizio Utile e Perdita. Sono 2 Conti Patrimoniali.

Bilancio di chiusura reddito (1 registrazione, 2 versioni). Da Patrimoniale a Patrimoniale

  • *DDRE. Se il conto Profitti e Perdite ha maggiori costi (DARE) rispetto ai ricavi (AVERE) il bilancio è in perdita; in questa registrazione i profitti e perdite sono in AVERE (differenza da bilanciare) e le perdita di esercizio in DARE.
  • *DDRE. Se il conto Profitti e Perdite ha maggiori ricavi (AVERE) rispetto ai costi (DARE) il bilancio è in utile; in questa registrazione i profitti e perdite sono in DARE (differenza da bilanciare) e gli utili di esercizio in AVERE.

Conto Bilancio di Chiusura. Conto Patrimoniale

2 registrazioni Patrimoniale su Patrimoniale

  • *BICC : Bilancio di chiusura Crediti. In questa registrazione, i crediti (es.clienti) risultano in AVERE e il bilancio di chiusura in DARE
  • *BICD : Bilancio di chiusura Debiti. In questa registrazione, i debiti (es.fornitori) risultano in DARE e il bilancio di chiusura in AVERE

 

APERTURA DI BILANCIO

Nella apertura di bilancio vengono eseguite in automatico 2 registrazioni contabili :

Conto Bilancio di Apertura. Conto Patrimoniale

2 registrazioni Patrimoniale su Patrimoniale

  • *BIAC : Bilancio di apertura Crediti. In questa registrazione, i crediti (es.clienti) risultano in DARE e il bilancio di apertura in AVERE.
  • *BIAD : Bilancio di apertura Debiti. In questa registrazione, i debiti (es.fornitori) risultano in AVERE e il bilancio di apertura in DARE

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MEKERP WEB: AVANZAMENTO IN PRODUZIONE (MES)

Attraverso l’app Mekerp Web consentiamo agli operatori di interagire con i dati del gestionale. I dati sono fruibili attraverso la rete aziendale su tablet e/o smartphone, previa registrazione. In questo esempio vediamo il modulo MES (Manufactoring Execution System) : rendiamo facile l’avanzamento in produzione , la chiusura delle fasi, l’inserimento dei tempi.

Inoltre gli operatori possono, secondo le regole aziendali, ricevere altri dati da parte dell’ufficio tecnico: distinte base, mancanti, giacenze, cicli di produzioni, disegni.

Mekerp Web avvicina l’ufficio all’officina.

per info : tel. 051-790428 – info@mecdata.it

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MEKERP: FATTURA IMMEDIATA E NOTA DI ACCREDITO

Con Fattura Immediata indichiamo una fattura che non deriva da documenti precedenti come un documento di trasporto : è una fattura che non movimenta niente, per esempio quando fatturate un servizio, una prestazione.

Questo documento è molto simile ad una Nota di Accredito cioè un documento di tipo fattura in cui riconoscete al cliente un valore. Anche in questo caso non c’è un movimento di magazzino.

Per creare entrambi i documenti dovete entrare in Magazzino – Documenti di Uscita. Aggiungere un documento con il tasto + e selezionare un determinato tipo di documento :

  • Fattura Immediata : F05
  • Nota di Accredito : N01

Continuate a creare il documento normalmente operando sulla testata e sulle righe come fate di solito per i documenti di trasporto.

Una volta completato,  dovete spingere il pulsante in alto a sinistra di stampa, lo stesso che usate per stampare un documento di trasporto ; compare la solita maschera di stampa ma questa volta senza i dati di trasporto in basso. Spingete i soliti pulsanti di stampa in verde e la maschera si chiuderà riportandovi nella maschera iniziale. Questa ultima procedura è solo un “proforma” necessario soltanto al programma per aggiornare i dati del documento.

A questo punto potete spostarvi sulla tab in alto “Fattura immediata” per procedere alla fatturazione.


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MEKERP: DA ORDINE CLIENTE AD ORDINE DI PRODUZIONE

Dalla singola riga di ordine cliente possiamo generare direttamente un ordine di produzione: creiamo un ordine di produzione legato alla riga di ordine cliente. Un volta creati il ciclo (e la distinta) di un codice, nella maschera di gestione degli ordini clienti, andiamo nella tab “Produzione”.

Il primo pulsante da spingere è “Controlla Dati di Produzione”. Il programma vi dice se avete inserito il ciclo ed, eventualmente la distinta. Il risultato non è vincolante. Potreste avere anche un articolo senza ciclo e volerne comunque generare l’ordine di produzione.

Il programma popone come data di fine produzione, la data di consegna prevista al cliente e propone come quantità da produrre la quantità ordinata. Questi dati possono essere variati : per esempio potete anticipare la data di fine produzione per gestire eventuali criticità oppure volete produrre una maggiore quantità di oggetti perché sapete che l’ordine sarà ripetitivo nei prossimi mesi.

Una volta spinto il tasto “SAVE”, avrete creato l’ordine di produzione, visibile in “Produzione – Ordini di Produzione”.

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MEKERP: INSERIMENTO TEMPI

Uno degli obbiettivi della gestione della produzione interna è capire quanto abbiamo speso per costruire l’oggetto. Uno dei costi è determinato dal materiale impiegato, uno dal costo dei nostri fornitori e uno dal costo interno.  Per conoscere il costo interno è necessario salvare nel programma i tempi di lavorazione a consuntivo.  Negli ultimi anni, le nostre aziende hanno spesso perso la possibilità concessa dai clienti di determinate il prezzo a consuntivo : è sempre più necessario “capire” i costi nella fase di preventivazione. Anche in queste situazioni però è utile sapere il tempo a consuntivo al fine di determinare l’effettivo margine e quindi poter operare cambiamenti su processi ed efficienza.

Ci sono diversi modi per inserire i tempi sul Mekerp. Li analizzeremo simulando i tipici processi aziendali. La gestione dei tempi si svolge i Produzione – Ordini di Produzione : aprire la tab “Tempi”.

Nelle aziende in cui il singolo processo è eseguito dal singolo operatore, per un tempo limitato nell’arco temporale giornaliero, i tempi consuntivi sono spesso scritti sul foglio di produzione interna. In queste situazioni l’operatore in ufficio, alla fine della produzione, può inserire nel programma tali tempi, scritti sul foglio usando il più semplice programma : si selezione l’operatore, la fase, la data, etc

In aziende in cui vi sono molti operatori oppure il processo viene portato a compimento in diverse giornate, spesso i dati sono scritti su fogli a parte. Questi fogli contengono tante informazioni del singolo utente o poche informazioni di tanti utenti diversi. In questo caso, l’operatore in ufficio troverà più comodo inserire i dati attraverso una gestione “multipla” :

In alternativa a questo sistema che demanda l’inserimento dei tempi al personale in ufficio, si può responsabilizzare gli stessi operatori con un inserimento dei tempi direttamente al computer con il nostro programma dedicato.

Naturalmente possiamo interfacciare il Mekerp con qualsiasi terminale fisico o software di inserimento tempi o gestione del personale.4

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MEKERP: ANNO NUOVO

Sono poche le operazioni che devono essere effettuate sul Mekerp quando ci apprestiamo a cominciare un nuovo anno.

Ricordate che i numeratori di Preventivi Clienti, Ordini Clienti, Richieste di offerta fornitori, ordini di acquisto, ordini di lavorazione, automaticamente ripartiranno da 1. Non dovete fare niente.


NUMERATORI DOCUMENTI FISCALI

I numeratori dei documenti fiscali devono essere aggiornati, almeno prima di fare un ddt od una fattura con data nell’anno nuovo.

Potete farlo oggi stesso, la bollettazione e la fatturazione di dicembre non subiranno variazioni.

Aprite il Mekerp ed andate in Tabelle – Numeratori

Se nella schermata Vedete in alto a destra il nuovo anno, significa che dovete creare i numeratori. (nb. la foto qui sotto è solo indicativa)

Spingete il tasto evidenziato con la freccia.

Il risultato sarà una nuova lista di righe di numeratori in basso con il nuovo anno. Ci sarà una nuova riga per ogni riga già presente nell’anno precedente. Per tutte, chiaramente, l’ultimo numero sarà impostato a 0.

Se invece non vi compare a destra il nuovo anno ma un anno successivo, può significare  2 cose :

  1. Negli anni passati avete spinto il pulsante di creazione nuovo anno più volte e vi siete ….. proiettati nel futuro.
  2. Avete per errore fatto un documento di trasporto nel prossimo anno o avete fatto una registrazione in Contabilità di un documento con data di emissione nell’anno prossimo.

In questa situazione dovete controllare solo una cosa. Se il numero delle righe di numeratori del nuovo anno è paragonabile a quello dell’anno in corso, allora tutto bene . Se vi trovate invece una sola riga nel nuovo anno, avete bisogno del supporto tecnico; dovremo intervenire noi per ripristinare il database.


REGISTRI IVA

Dovete anche creare il nuovo anno per i registri IVA. Il programma è del tutto simile al precedente.


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MEKERP: AGGIUNTA DI RIGHE AD UN DOCUMENTO DI USCITA DA ORDINE

AGGIUNTA DI RIGHE CON EVASIONE DI ORDINE CLIENTE

Dato un documento creato o stampato come posso aggiungere delle righe in modo che sia correttamente evasa anche la riga di ordine cliente ?

Questa funzionalità non è impostata a default ma va selezionata, una tantum dall’azienda operando sulla chiave di ambiente “ADDRIGADDT”. (v.istruzioni)

Nei programmi di evasione ordini clienti , una volta accantonate le righe, compare un nuovo pulsante “SELEZIONA DDT ESISTENTE”.

Spingendo questo pulsante andrete a selezionare uno specifico documento di trasporto non fatturato.

Una volta selezionato il documento di trasporto, spingendo il pulsante “AGGIUNGI A DDT ESISTENTE” , la riga di ordine cliente sarà aggiunta al documento. Se il documento di trasporto era già stato stampato, l’operazione porterà anche alla chiusura della riga di ordine e alla generazione dei movimenti relativi.

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MEKERP: EVASIONE (CHIUSURA) ORDINI CLIENTI CON CONSEGNA

Con “Evasione” di un ordine cliente, intendiamo la chiusura parziale o completa di una o più righe di uno ordine cliente. Nella pratica “consegniamo al cliente la merce che ci ha ordinato”.

Apriamo il programma degli Ordini Clienti e selezioniamo la tab “Evasione”.

A questo punto dobbiamo dire al programma quanti dei prodotti ordinati dobbiamo consegnare, cioè la quantità in uscita. Le colonne con al quantità sono le 2 colonne in verde al centro dello schermo. Vi basta scrivere su una delle 2 e la seconda colonna viene compilata in automatico.

note : Perché 2 colonne per la quantità in uscita ? Perché una indica L'unità di misura usata nell'ordine, l'altra l'unità di misura che usate nel vostro magazzino. Le 2 cose potrebbero essere diverse : per esempio se gestite del materiale in chili, ma lo vendete in metri.

Se nel vostro ordine sono presenti decine di righe, la compilazione manuale di tutte le quantità in uscita (la colonna verde), porta via del tempo. Vi viene in soccorso il programma. Spingendo il pulsante sulla sinistra, le quantità “in consegna” si riempiono in automatico con le quantità residue.

note: abbiamo parlato di quantità "residua". Questo è un primo indice del fatto che il programma permette evasioni / consegne parziali sulla stessa riga.

Una volta che il programma ha fatto un po di lavoro per voi, potete, eventualmente, entrare su ogni singola riga e modificare ulteriormente le quantità in uscita. Qualche esempio :

  • mettete 0. Non consegnate il prodotto
  • mettete in uscita una quantità minore della quantità in ordine. Farete così una evasione parziale. La riga di ordine rimarrà aperta per la quantità residua.
  • mettete in uscita una quantità maggiore della quantità in ordine. Consegnate al cliente più merce di quanta ve ne ha chiesta.

ACCANTONATO

Spingendo il pulsante “Prepara la Merce” la merce che avete selezionata viene “Accantonata”. Visivamente le righe selezionate si sono spostate nella parte bassa della maschera.

Dal punto di vista del processo, il reparto magazzino ha messo su un pallet la merce pronta ad essere spedita. Da qui in poi potremmo generare il documento di spedizione, oppure aspettare altri giorni e attendere di avere altra merce accantonata, cioè preparata per essere spedita.

CONSEGNA

Con la preparazione del materiale si è visualizzato un nuovo pulsante : “Consegna Immediata”. Spingendo questo pulsante, dopo una prima richiesta di conferma, vi viene richiesto se volete stampare il documento o meno. Se rispondete “SI” viene generato il documento di trasporto con relativa assegnazione di numero, altrimenti viene creato un pre-documento, visibile in “Magazzino – Documenti di Uscita”, che potrete eventualmente modificare e successivamente trasformare in documento di trasporto.

EVASIONI MULTIPLE

Quello che abbiamo appena visto è un caso molto semplice : da un ordine cliente genero un documento di trasporto. Ma se dobbiamo consegnare la merce ordinataci con più di un ordine cliente ?

Andiamo nel menu Clienti – Evasione/Consegna.

La maschera che ci appare è molto simile alla precedente ma, non è dedicata ad un solo ordine cliente.

Qui vedete tutte le righe aperte di tutti gli ordini clienti. Per procedere dovete prima selezionare un cliente specifico e spingere il pulsante “Cerca”.

Dopo questa selezione, procedete normalmente, come spiegato precedentemente : come vedete il programma è perfettamnete identico. In questo programma, in alto, potete, oltre al cliente, fare altre selezioni : per esempio potete vedere solo quello che ha finito la produzione, o tutti ciò che doveva essere consegnato in una certa data.

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