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ERP (enterprise resource planning) SELECTION – part 1.

ERP

The Enterprise Resources Planning is a management system which integrates all relevant business processes of a company . ERP is a digital representation of how the company operates, particularly how his organization is built to make concrete the business strategies. Choosing an ERP implies the adoption by the company of a systematic approach and of an organization by process.

Procedure to selection of an ERP

1. Define the company profile and the macro processes
a. Define the Functions
2. Define the secondary processes
3. Exploration of the market and system integrators
4. First filter. The end result will be 3, maximum 5, coupled Software / System Integrator.
5. Software Demos
6. Creation of the Supply Specification
7. Define a control structure of the project
8. Selection of key users


Company profile Example

Our company , which we will call CONTOSO,  manufactures and assembles mechanical components.  The production not only involves internal business units, also makes use of external suppliers for the purchase of materials and for the execution of certain processing and/or treatment. The sales phase may be preceded by a bidding process. The purchase and production are regulated to ensure, through the traceability of objects, a proper after sales service. Contoso is active in a constant data collection in all departments / levels to ensure timely management control.

MERP

With this background , in Contoso should not be implemented an ERP system but a MERP system. Process manufacturing enterprise resource planning (process manufacturing ERP) refers to the use of enterprise resource planning (ERP) in conjunction with process manufacturing to maximize the potency of manufacturing processes. Process manufacturing is a production strategy that adds value by separating  the production process in two or more steps. When an output is generated using this process, it is impossible to distill the output back to the basic component form.

ERP for process-based manufacturing mainly operates on the basic concept of combining all the machines, tools and resources to maximize the efficiency of the manufacturing process. It saves valuable time and enhances production capacity with greater command over subcontracting, planning and inventory.

Using MERP the organization is capable of making every decision based on real information, not on predictions or assumptions. Because all reports about the process are available online, users can easily retrieve information about raw materials, what materials are used in certain processes, which material is needed for a particular process, what time the material is required, and so on.

In this specific ERP production is the most potent element of the software ; the connection between manufacturing and subcontracting, inventory, purchasing and other modules are superior and efficient.

Macro Processes

With this background we can identify five main processes:

  1. Order fulfillment
  2. Production
  3. Purchasing
  4. Quality Control
  5. Logistic

The process begins with the management  of customer order. The finished product is an assembly of parts to be manufactured or purchased. Each part is constructed using at least one raw material. The material and finished parts are stored in a warehouse where they enter and exit in a controlled manner. The production process is monitored by sampling control,  both inside the company and at the external suppliers. The finished part / product is controlled.

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Mekerp : Bilancio

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La maschera per analizzare il bilancio nel Mekerp è tanto semplice quanto potente.In un unica scheramata potete velocemente analizzare tutti i dati del bilancio : conto patrimoniale, conto economico, mastri clienti e fornitori.

Menu : Contabilità Analitica – Bilancio

Di seguito un esempio nella maschera. (Il piano dei conti che vedete è solo un esempio)

In alto al centro avete 2 pulsanti di Ricerca. Il più alto dei 2 vi consente di visualizzare il bilancio di un certo anno – mese da selezionare a sinistra. Il secondo pulsante vi consente di visualizzare il bilancio fra 2 date qualsiasi da selezionare a sinistra. I 2 pulsanti generano comunque lo stesso risultato e cioè la visualizzazione del bilancio costituito da Situazione Patrimoniale, Situazione Economica, Mastro Clienti e Mastro Fornitori.

Alla destra dei 2 pulsanti di ricerca c’è il pulsante “Report”. Se spingete questo pulsante stamperete il bilancio su Excel. Potete anche decidere di stampare oltre al Bilancio il mastro clienti e fornitori selezionando l’apposito flag. In questo caso la creazione del foglio di Excel sarà un po più lenta.


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Mekerp – Bilancio di Chiusura e di Apertura

Non è necessario avere un bilancio completo dell’anno precedente per avere un bilancio di apertura dell’anno in corso

Nel Mekerp è possibile chiudere il bilancio solo nell’anno successivo: dal primo di Gennaio dell’anno è possibile quindi registrare la chiusura di Bilancio in automatico per l’anno precedente. L’operazione di chiusura è automatica è può essere svolta, anzi noi lo consigliamo, anche se le registrazioni contabili dell’anno da chiudere non sono state inserite tutte. Questo perchè dalla chiusura di bilancio si può generare l’apertura di bilancio per l’anno corrente : tale scrittura potrebbe risultare inesatta, visto che il bilancio precedente non è completo, ma comunque vi da la possibilità fin da subito di iniziare l’anno con una visione “sicura” per la maggior parte dei conti.

Ma se il bilancio di chiusura è inesatto, avrò un bilancio di apertura inesatto e sarò costretto a correggerlo.

Questo problema non sussiste perchè l’automatismo del Mekerp consente di generare dei bilanci di apertura automatici che si sostituiscono mano a mano che “completo” il bilancio di chiusura dell’anno precedente. Tutte le operazioni si svolgono in pochi secondi. Eccovi dunque il ciclo possibile :

Creo il bilancio di chiusura dell’anno precedente.

Creo il bilancio di apertura dell’anno in corso.

Nei giorni successivi eseguo altre registrazioni contabili sull’anno precedente.

Cancello il bilancio di chiusura dell’anno precedente

Creo il bilancio di chiusura dell’anno precedente.

Creo il bilancio di apertura dell’anno in corso.

etc.


Registrazioni e Conti che operano in chiusura e apertura di bilancio.

Quale che sia il vostro piano dei conti, di seguito le indicazioni sui conti e sulle registrazioni implicate in apertura e chiusura di bilancio.

 

CHIUSURA DI BILANCIO

Nella chiusura di bilancio vengono eseguite in automatico 5 registrazioni contabili :

Conto Profitti e Perdite (Risultato). Conto Patrimoniale.

2 Registrazione da Economico a Patrimoniale.

  • *CCC : Bilancio di chiusura Costi. In questa registrazioni i costi (es. telefoniche) sono in AVERE e il conto profitti e perdite in DARE.
  • *CCR : Bilancio di chiusura Ricavi. In questa registrazioni i ricavi (es. vendite) sono in DARE e il conto profitti e perdite in AVERE.

Risultato di Esercizio Utile e Perdita. Sono 2 Conti Patrimoniali.

Bilancio di chiusura reddito (1 registrazione, 2 versioni). Da Patrimoniale a Patrimoniale

  • *DDRE. Se il conto Profitti e Perdite ha maggiori costi (DARE) rispetto ai ricavi (AVERE) il bilancio è in perdita; in questa registrazione i profitti e perdite sono in AVERE (differenza da bilanciare) e le perdita di esercizio in DARE.
  • *DDRE. Se il conto Profitti e Perdite ha maggiori ricavi (AVERE) rispetto ai costi (DARE) il bilancio è in utile; in questa registrazione i profitti e perdite sono in DARE (differenza da bilanciare) e gli utili di esercizio in AVERE.

Conto Bilancio di Chiusura. Conto Patrimoniale

2 registrazioni Patrimoniale su Patrimoniale

  • *BICC : Bilancio di chiusura Crediti. In questa registrazione, i crediti (es.clienti) risultano in AVERE e il bilancio di chiusura in DARE
  • *BICD : Bilancio di chiusura Debiti. In questa registrazione, i debiti (es.fornitori) risultano in DARE e il bilancio di chiusura in AVERE

 

APERTURA DI BILANCIO

Nella apertura di bilancio vengono eseguite in automatico 2 registrazioni contabili :

Conto Bilancio di Apertura. Conto Patrimoniale

2 registrazioni Patrimoniale su Patrimoniale

  • *BIAC : Bilancio di apertura Crediti. In questa registrazione, i crediti (es.clienti) risultano in DARE e il bilancio di apertura in AVERE.
  • *BIAD : Bilancio di apertura Debiti. In questa registrazione, i debiti (es.fornitori) risultano in AVERE e il bilancio di apertura in DARE

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MEKERP WEB: AVANZAMENTO IN PRODUZIONE (MES)

Attraverso l’app Mekerp Web consentiamo agli operatori di interagire con i dati del gestionale. I dati sono fruibili attraverso la rete aziendale su tablet e/o smartphone, previa registrazione. In questo esempio vediamo il modulo MES (Manufactoring Execution System) : rendiamo facile l’avanzamento in produzione , la chiusura delle fasi, l’inserimento dei tempi.

Inoltre gli operatori possono, secondo le regole aziendali, ricevere altri dati da parte dell’ufficio tecnico: distinte base, mancanti, giacenze, cicli di produzioni, disegni.

Mekerp Web avvicina l’ufficio all’officina.

per info : tel. 051-790428 – info@mecdata.it

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MEKERP: FATTURA IMMEDIATA E NOTA DI ACCREDITO

Con Fattura Immediata indichiamo una fattura che non deriva da documenti precedenti come un documento di trasporto : è una fattura che non movimenta niente, per esempio quando fatturate un servizio, una prestazione.

Questo documento è molto simile ad una Nota di Accredito cioè un documento di tipo fattura in cui riconoscete al cliente un valore. Anche in questo caso non c’è un movimento di magazzino.

Per creare entrambi i documenti dovete entrare in Magazzino – Documenti di Uscita. Aggiungere un documento con il tasto + e selezionare un determinato tipo di documento :

  • Fattura Immediata : F05
  • Nota di Accredito : N01

Continuate a creare il documento normalmente operando sulla testata e sulle righe come fate di solito per i documenti di trasporto.

Una volta completato,  dovete spingere il pulsante in alto a sinistra di stampa, lo stesso che usate per stampare un documento di trasporto ; compare la solita maschera di stampa ma questa volta senza i dati di trasporto in basso. Spingete i soliti pulsanti di stampa in verde e la maschera si chiuderà riportandovi nella maschera iniziale. Questa ultima procedura è solo un “proforma” necessario soltanto al programma per aggiornare i dati del documento.

A questo punto potete spostarvi sulla tab in alto “Fattura immediata” per procedere alla fatturazione.


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MEKERP: DA ORDINE CLIENTE AD ORDINE DI PRODUZIONE

Dalla singola riga di ordine cliente possiamo generare direttamente un ordine di produzione: creiamo un ordine di produzione legato alla riga di ordine cliente. Un volta creati il ciclo (e la distinta) di un codice, nella maschera di gestione degli ordini clienti, andiamo nella tab “Produzione”.

Il primo pulsante da spingere è “Controlla Dati di Produzione”. Il programma vi dice se avete inserito il ciclo ed, eventualmente la distinta. Il risultato non è vincolante. Potreste avere anche un articolo senza ciclo e volerne comunque generare l’ordine di produzione.

Il programma popone come data di fine produzione, la data di consegna prevista al cliente e propone come quantità da produrre la quantità ordinata. Questi dati possono essere variati : per esempio potete anticipare la data di fine produzione per gestire eventuali criticità oppure volete produrre una maggiore quantità di oggetti perché sapete che l’ordine sarà ripetitivo nei prossimi mesi.

Una volta spinto il tasto “SAVE”, avrete creato l’ordine di produzione, visibile in “Produzione – Ordini di Produzione”.

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MEKERP: INSERIMENTO TEMPI

Uno degli obbiettivi della gestione della produzione interna è capire quanto abbiamo speso per costruire l’oggetto. Uno dei costi è determinato dal materiale impiegato, uno dal costo dei nostri fornitori e uno dal costo interno.  Per conoscere il costo interno è necessario salvare nel programma i tempi di lavorazione a consuntivo.  Negli ultimi anni, le nostre aziende hanno spesso perso la possibilità concessa dai clienti di determinate il prezzo a consuntivo : è sempre più necessario “capire” i costi nella fase di preventivazione. Anche in queste situazioni però è utile sapere il tempo a consuntivo al fine di determinare l’effettivo margine e quindi poter operare cambiamenti su processi ed efficienza.

Ci sono diversi modi per inserire i tempi sul Mekerp. Li analizzeremo simulando i tipici processi aziendali. La gestione dei tempi si svolge i Produzione – Ordini di Produzione : aprire la tab “Tempi”.

Nelle aziende in cui il singolo processo è eseguito dal singolo operatore, per un tempo limitato nell’arco temporale giornaliero, i tempi consuntivi sono spesso scritti sul foglio di produzione interna. In queste situazioni l’operatore in ufficio, alla fine della produzione, può inserire nel programma tali tempi, scritti sul foglio usando il più semplice programma : si selezione l’operatore, la fase, la data, etc

In aziende in cui vi sono molti operatori oppure il processo viene portato a compimento in diverse giornate, spesso i dati sono scritti su fogli a parte. Questi fogli contengono tante informazioni del singolo utente o poche informazioni di tanti utenti diversi. In questo caso, l’operatore in ufficio troverà più comodo inserire i dati attraverso una gestione “multipla” :

In alternativa a questo sistema che demanda l’inserimento dei tempi al personale in ufficio, si può responsabilizzare gli stessi operatori con un inserimento dei tempi direttamente al computer con il nostro programma dedicato.

Naturalmente possiamo interfacciare il Mekerp con qualsiasi terminale fisico o software di inserimento tempi o gestione del personale.4

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MEKERP: ANNO NUOVO

Sono poche le operazioni che devono essere effettuate sul Mekerp quando ci apprestiamo a cominciare un nuovo anno.

Ricordate che i numeratori di Preventivi Clienti, Ordini Clienti, Richieste di offerta fornitori, ordini di acquisto, ordini di lavorazione, automaticamente ripartiranno da 1. Non dovete fare niente.


NUMERATORI DOCUMENTI FISCALI

I numeratori dei documenti fiscali devono essere aggiornati, almeno prima di fare un ddt od una fattura con data nell’anno nuovo.

Potete farlo oggi stesso, la bollettazione e la fatturazione di dicembre non subiranno variazioni.

Aprite il Mekerp ed andate in Tabelle – Numeratori

Se nella schermata Vedete in alto a destra il nuovo anno, significa che dovete creare i numeratori. (nb. la foto qui sotto è solo indicativa)

Spingete il tasto evidenziato con la freccia.

Il risultato sarà una nuova lista di righe di numeratori in basso con il nuovo anno. Ci sarà una nuova riga per ogni riga già presente nell’anno precedente. Per tutte, chiaramente, l’ultimo numero sarà impostato a 0.

Se invece non vi compare a destra il nuovo anno ma un anno successivo, può significare  2 cose :

  1. Negli anni passati avete spinto il pulsante di creazione nuovo anno più volte e vi siete ….. proiettati nel futuro.
  2. Avete per errore fatto un documento di trasporto nel prossimo anno o avete fatto una registrazione in Contabilità di un documento con data di emissione nell’anno prossimo.

In questa situazione dovete controllare solo una cosa. Se il numero delle righe di numeratori del nuovo anno è paragonabile a quello dell’anno in corso, allora tutto bene . Se vi trovate invece una sola riga nel nuovo anno, avete bisogno del supporto tecnico; dovremo intervenire noi per ripristinare il database.


REGISTRI IVA

Dovete anche creare il nuovo anno per i registri IVA. Il programma è del tutto simile al precedente.


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