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Exchange – cassette postali condivise

Le cassette postali condivise consentono a un gruppo di persone di monitorare e inviare posta elettronica da un indirizzo di posta elettronica comune, come info@mecdata.it. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio di risposta sembrerà inviato dalla cassetta postale condivisa, non dal singolo utente.

Le cassette postali condivise vengono usate quando più persone devono accedere alla stessa cassetta postale, ad esempio un’informazione aziendale o un indirizzo di posta elettronica di supporto, una reception o un’altra funzione che potrebbe essere condivisa da più persone.

Le cassette postali condivise includono un calendario condiviso ed una rubrica condivisa.

Licenze: La cassetta postale condivisa può archiviare fino a 50 GB di dati senza assegnare una licenza. Per volumi più elevati, è necessario assegnare una licenza alla cassetta postale

Utenti esterni: Non è possibile concedere agli utenti esterni all’azienda (ad esempio, utenti con un account Gmail) l’accesso alla cassetta postale condivisa

Conversione delle cassette postali: È possibile convertire le cassette postali utente in cassette postali condivise.

Troppi utenti: Quando sono presenti troppi utenti designati che accedono contemporaneamente a una cassetta postale condivisa (è consigliabile non più di 25), è possibile che non riescano a connettersi a questa cassetta postale o abbiano incoerenze come i messaggi duplicati nella posta in uscita

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Configurare l’autorisponditore di un account di posta Microsoft

Avete un account di posta Microsoft e dovete andare in vacanza : avete l’esigenza che chi vi scrive sia informato del fatto che non potrete leggere la sua email ma che la leggerete non appena tornato al lavoro. Come si imposta la risposta automatica su un account di posta Microsoft Exchange Online ?

Accesso

Andare al seguente link: https://www.office.com/

Accedere con il proprio account Microsoft, inserendo account email e password personali.

Cliccare sull’icona di Outlook presente nel menù laterale a sinistra. Si aprirà una pagina del browser in cui avremo la versione online di Outlook, sul ns. account.

Configurazione

Cliccare sull’icona ad ingranaggio presente nel menu blu in alto, e dal menù che si apre lateralmente a destra, cliccare su “visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.

Da qui, andare sotto “Posta” -> Risposte automatiche

Cliccare sullo switch “Risposte automatiche attivate”.

Spuntare la voce “invia risposte solo durante un periodo di tempo” e tramite l’interfaccia appena sotto, selezionare il periodo temporale per il quale vogliamo impostare l’autorisponditore.

Subito sotto sarà possibile inserire il testo da inviare nelle risposte automatiche. Due tipi di risposta a seconda del fatto che la comunicazioni avvenga dall’interno o dall’esterno della organizzazione. Spuntare “invia le risposte all’esterno della tua organizzazione”, abilitandolo comparirà un altra sezione che ci permette di inserire il testo da inviare come risposta a contatti esterni all’organizzazione di partenza, di cui facciamo parte.

A seconda delle vostre esigenze potete spuntare “rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo”.

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Migrare cassette postali IMAP a Microsoft 365 – Office 365 – Exchange online

Di seguito i passi necessari in sequenza per migrare un dominio IMAP su Exchange Online.

  1. Aggiungere il dominio al tenant Microsoft 365. Non dovete completare la configurazione del mail server.
  2. Aggiungere gli utenti di dominio a Microsoft 365. Ogni utente deve avere una licenza Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium
  3. Preparare il file csv per la migrazione, separato da virgola. Nella prima riga mettere EmailAddress,UserName,Password. Nelle righe successive i dati : “EmailAddress è l’account Microsoft, “UserName” è l’account del server imap e “Password” è la password del server imap

esempio di csv

EmailAddress,UserName,Password
terrya@contoso.edu,contoso\terry.adams,1091990
annb@contoso.edu,contoso\ann.beebe,2111991
paulc@contoso.edu,contoso\paul.cannon,3281986
  1. Entrare come amministratore in Microsoft 365 e andare nell’interfaccia di amministrazione di Exchange. (nb. questa guida riguarda l’interfaccia di amministrazione “classica” di Exchange. Selezionare “destinatari” a sinistra; selezionare “migrazione” in alto.
  2. A centro pagina c’è un pulsante con tre punti : …. Selezionandolo si inserisce l’endpoint cioè il server sorgente Imap. Nella finestra successiva aggiungere il nuovo endpoint (IMAP).
  3. Creare una nuova migrazione. lanciare la migrazione
  4. una volta terminata la migrazione, nel tenant, potete finire la configurazione del dominio per quello che riguarda il server di posta, seguendo le istruzioni sul tenant e modificando i vostri dns

Le Regole della migrazione

Si possono mettere tutti gli utenti in una migrazione. Quando una migrazione termina con errori, si può eliminare un utente dalla stessa ed inserire lo stesso utente in un altra migrazione. Si possono avere più migrazioni contemporaneamente ma non può esistere lo stesso utente in più di una migrazione. La migrazione può esistere per un massimo di 60 giorni.

Non è una migrazione

In realtà Microsoft fa una operazione più sofisticata di una “banale” migrazione : fa una sincronizzazione. Sincronizza l’intera cassetta postale imap sulla cassetta Exchange in una direzione (da imap ad exchange). E’ sofisticato ma meno efficace di una normale migrazione : la sincronizzazione non è in tempo reale ma dopo 24/30 ore. Quindi volendo sostituire il mail server gli utenti perderebbero almeno 24 ore di email.

Configurazione di outlook

Sui client Outlook potete aggiungere il nuovo account di Exchange online. Sarà uguale alla cassetta postale precedente, ma sarà gestita da Exchange. Per un certo periodo avrete quindi 2 cassette postali che gestiscono la stessa posta ma su server diversi: uno è il vecchio server imap , l’altro il nuovo server Exchange. Quando la migrazione sarà terminata e avrete spostato anche i record mx sul dns, potete cancellare la vecchia cassetta postale. Prima di farlo però dovete spostare anche i contatti ed il calendario dalla “vecchia” alla “nuova” :

Contatti : selezionate tutti i contatti, tasto destro, selezionate “sposta” e quindi “copia nella cartella…”, contatti della cassetta di Exchange.

Calendario : Per spostare gli appuntamenti tra i 2 calendari : visualizzate entrambi i calendari e trascinate gli appuntamenti dal vecchio al nuovo.

Problemi nella migrazione

Se avete problemi di sincronizzazione potete indagare usando PowerShell. Prima di tutto installare ExchangeOnlineManagement. 

Connettersi al tenant :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName <your Admin Username>

Compare la schermata di richiesta password.

Lista di tutti gli endpoint nel tenant

get-migrationendpoint|FL

Test dell’endpoint

Test-MigrationServerAvailability -Endpoint <Identity of the endpoint from above>

Vedere le impostazioni della migrazione di un utente

Get-SyncRequest -Mailbox  <user>

Esportare il dettaglio di una migrazione :

Get-MigrationUserStatistics <user> -IncludeSkippedItems -IncludeReport 
-DiagnosticInfo "showtimeslots, showtimeline, 
verbose" | Export-Clixml C:\temp\MigMyUser.xml

Le cassette postali Exchange hanno un limite di 35MB. Se durante la migrazione dovete spostare qualcosa di più grande dovete cambiare questo limite.

Set-Mailbox -Identity <user> -MaxReceiveSize 150MB

Documentazione :