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Exchange – cassette postali condivise

Le cassette postali condivise consentono a un gruppo di persone di monitorare e inviare posta elettronica da un indirizzo di posta elettronica comune, come info@mecdata.it. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio di risposta sembrerà inviato dalla cassetta postale condivisa, non dal singolo utente.

Le cassette postali condivise vengono usate quando più persone devono accedere alla stessa cassetta postale, ad esempio un’informazione aziendale o un indirizzo di posta elettronica di supporto, una reception o un’altra funzione che potrebbe essere condivisa da più persone.

Le cassette postali condivise includono un calendario condiviso ed una rubrica condivisa.

Licenze: La cassetta postale condivisa può archiviare fino a 50 GB di dati senza assegnare una licenza. Per volumi più elevati, è necessario assegnare una licenza alla cassetta postale

Utenti esterni: Non è possibile concedere agli utenti esterni all’azienda (ad esempio, utenti con un account Gmail) l’accesso alla cassetta postale condivisa

Conversione delle cassette postali: È possibile convertire le cassette postali utente in cassette postali condivise.

Troppi utenti: Quando sono presenti troppi utenti designati che accedono contemporaneamente a una cassetta postale condivisa (è consigliabile non più di 25), è possibile che non riescano a connettersi a questa cassetta postale o abbiano incoerenze come i messaggi duplicati nella posta in uscita

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Configurare l’autorisponditore di un account di posta Microsoft

Avete un account di posta Microsoft e dovete andare in vacanza : avete l’esigenza che chi vi scrive sia informato del fatto che non potrete leggere la sua email ma che la leggerete non appena tornato al lavoro. Come si imposta la risposta automatica su un account di posta Microsoft Exchange Online ?

Accesso

Andare al seguente link: https://www.office.com/

Accedere con il proprio account Microsoft, inserendo account email e password personali.

Cliccare sull’icona di Outlook presente nel menù laterale a sinistra. Si aprirà una pagina del browser in cui avremo la versione online di Outlook, sul ns. account.

Configurazione

Cliccare sull’icona ad ingranaggio presente nel menu blu in alto, e dal menù che si apre lateralmente a destra, cliccare su “visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.

Da qui, andare sotto “Posta” -> Risposte automatiche

Cliccare sullo switch “Risposte automatiche attivate”.

Spuntare la voce “invia risposte solo durante un periodo di tempo” e tramite l’interfaccia appena sotto, selezionare il periodo temporale per il quale vogliamo impostare l’autorisponditore.

Subito sotto sarà possibile inserire il testo da inviare nelle risposte automatiche. Due tipi di risposta a seconda del fatto che la comunicazioni avvenga dall’interno o dall’esterno della organizzazione. Spuntare “invia le risposte all’esterno della tua organizzazione”, abilitandolo comparirà un altra sezione che ci permette di inserire il testo da inviare come risposta a contatti esterni all’organizzazione di partenza, di cui facciamo parte.

A seconda delle vostre esigenze potete spuntare “rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo”.

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La ricerca di Outlook non funziona (da Dicembre 2021)

In questi primi giorni dell’anno 2022 potreste avere dei problemi nella funziona di ricerca del vostro Outlook. Per esempio potreste voler cercare le email di un certo contatto e vi vengono fuori solo le email ricevute prima del 2022.

Il problema è stato causato da un aggiornamento di Windows che incide sulla funzione di ricerca dello stesso. L’aggiornamento in questione è il KB5008212. Controllate quindi gli aggiornamenti di Windows per vedere se avete questo aggiornamento installato.

Come risolvere ?

Ad oggi  (12/01/2022) Microsoft non ha ancora rilasciato un aggiornamento che risolva il problema.

Se vi trovate in serie difficoltà e non vi va di aspettare, Microsoft ha rilasciato un workaround (un trucco) che disabilita il “Windows Desktop Search” che è la fonte del problema per Outlook. E’ una operazione da eseguire sul registro. A questo link trovate la dichiarazione ufficiale Microsoft e le istruzioni per il workaround : Outlook Search not showing recent emails after Windows update KB5008212

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Outlook – carattere usato nelle email di risposta

Quando rispondete ad una email con Outlook vi saà capitato di scrivere il testo usando un carattere diverso da quello che usate normalmente. Per esempio potrebbe essere diverso per tipo e dimensione (per esempio più piccolo). IL problema è che Outlook utilizza in risposta il carattere usato dal mittente.

Per forzare la email ad utilizzare sempre lo stesso carattere dovete andare in File – Opzioni. Nella maschera di configurazione che vi appare, selezionare a sinistra il blocco “Posta”, cliccare sul pulsante “Elementi decorativi e caratteri” e impostare caratteri desiderati.

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Personalizzazione di Dynamics 365 App for Outlook

Usando Dynamics 365 App per Outlook, è possibile creare da Outlook nuove informazioni oppure legare la email ad una informazione esistente. In Dynamics 365 le informazioni sono raccolte in entità (Lead, Contact, Account, Invoice,etc) ma non tutte le entità sono visibili attraverso Outlook. Vediamo come fare ad aggiungerle e a togliere quelle che non ci interessano :

Aggiungere l’entità all’elenco delle entità abilitate per la ricerca categorizzata

Da Dynamics 365  vai in Impostazioni Avanzate.

Vai in ImpostazioneAmministrazione e selezione Impostazioni di Sistema
Seleziona la tab General tab, e spingi il pulsante Selezione nel gruppo Configura Ricerca.
In Impostazioni Avanzate, Personalizzazioni selezionare Personalizza il Sistema. Nel menu a sinistra, sotto la voce “Entità” cercate l’entità che volete aggiungere alla ricerca in Outlook, per esempio Ordini .
Devono esserci le seguenti impostazioni :

Power Apps

    1. Entra in Power Apps.
    2. Sulla barra a sinistra seleziona : Soluzioni.
    3. Select the Default Solution > More Commands > Edit.

Ora vedrete un nuovo menu a sinistra con tutti gli oggetti gestiti in Dynamics. Cliccate su App. Selezionate ‘Dynamics 365 App for Outlook’  per aprire l’App Designer.  Una volta in questa finestra, seleziona “Aggiungi” seguito da “Entità” per scegliere quali entità desideri includere in futuro, quindi completa l’aggiunta includendo tutte le risorse o rimuovendole.

Salva i cambiamenti e Pubblica la personalizzazione.



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Installare l’app Dynamics 365 per Outlook

Definire il tipo di sincronizzazione

Da Dynamics 365  vai in Impostazioni Avanzate.

Vai in ImpostazioneAmministrazione e selezione Impostazioni di Sistema
Seleziona la tab Email tab, e configura  l’elaborazione messaggi email  con  Sincronizzazione lato server.

Attivazione Email

In Impostazioni Avanzate vai ImpostazioneConfigurazione email e seleziona Cassette Postali

Seleziona la cassetta postale.
Sulla barra i alto seleziona APPROVA INDIRIZZO EMAIL e quindi premi OK. Sulla barra in alto, seleziona VERIFICA E ABILITA CASSETTA e quindi premi OK.

Verifica della configurazione

Fai doppio click sulla cassetta postale. Se la configurazione è stata un successo avrete un messaggio di Operazione Completata.

Gestione Ruolo di Sicurezza

In Impostazioni Avanzate vai ImpostazioneSicurezza e seleziona Utenti
Selezionare l’utente e nella barra in alto selezionare GESTISCI RUOLI. Seleziona Dynamics 365 App for Outlook User e spingi OK.

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Winmail.dat allegato da Outlook. La guida definitiva

Voi utilizzate Outlook e inviate email con allegati. Un destinatario di una email vi dice che non riesce a leggere l’allegato : invece dell’allegato si ritrova un file di nome winmail.dat che non riesce ad aprire. Il destinatario della vostra email probabilmente non usa Outlook ma un altro client di posta elettronica. E’ interessante il fatto che se voi inviate una email ad un altro destinatario che usa lo stesso client di posta elettronica del primo, stessa versione, questi riesce a vedere e leggere correttamente l’allegato.

La prima considerazione da fare è che il problema “siete voi” e non i vostri destinatari di posta. Voi dovete risolvere il problema sul vostro Outlook.

Soluzione 1 : inviare le email come Html

Per la prima soluzione trovate centinaia di articoli su internet, la riportiamo qui per completezza. Dovete impostare Outlook affinché mandi le email in formato Html. In Outlook :

File -> Opzioni

Selezionate a sinistra “Posta”. Dovete fare 2 variazioni.

  1. Nella sezione “Scrittura Messaggi”, alla voce “Scrivi i messaggi in questo formato”, selezionate HTML
  2. Nella sezione “Formato Messaggi” (in basso), alla voce “All’invio di messaggi in formato RTF e destinatari su internet”, selezionate “converti in formato HTML”

Riavviate Outlook

Outlook da divers3e versioni ha già queste impostazioni di default, quindi voi non avete avuto bisogno di fare questi cambiamenti. In effetti, se fosse questo il problema, non si spiegherebbe come alcuni dei vostri destinatari riescano correttamente a ricevere gli allegati. Non avete risolto il problema.

La soluzione definitiva. Il problema dell’auto completamento

Se avete configurato correttamente Outlook come sopra, ecco la soluzione definitiva. IL problema è nell’auto completamento dell’indirizzo email. I destinatari delle vostre email che hanno questo problema sono sicuramente in memoria nell’auto completamento di Outlook. L’auto completamento è quella funzione che si attiva mentre scrivete l’indirizzo email in una nuova email : mentre scrivete l’indirizzo del destinatario compare u menu a tendina che mostra gli ultimi indirizzi usati. Se usate l’indirizzo proposto, il vostro destinatario riceverà il file winmail.dat.

Se invece scrivete l’indirizzo email senza selezionare l’indirizzo proposto dall’auto completamento, il vostro destinatario riceverà l’allegato giusto.

Ricapitoliamo. Il problema del file winmail.dat coinvolge solo alcuni dei vostri destinatari; sono destinatari che non usano Outlook e hanno l’indirizzo di posta memorizzato nella memoria di Outlook che appare con l’auto completamento.


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Outlook per Exchange online : selezionare la rubrica contatti come predefinita

Gli account su Outlook di Exchange online hanno come rubrica predefinita la rubrica “globale” dell’azienda: quella che contiene gli account aziendali. Per impostare come rubrica predefinita quella dell’utente, sincronizzata su Outlook online bisogna :

  1. aprire Outlook
  2. nella pagina principale c’è in alto, una icona-pulsante “rubrica”.
  3. Nella finestra che compare selezionare “strumenti – opzioni”.
  4. selezionare “Inizia con la cartella di contatti”
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Rimuovere Thunderbird da client predefinito per le email su Windows

Scenario

Anche se Outlook è impostato come client di posta elettronica predefinito in Windows, quando si utilizza la funzione “Invia come e-mail” di quel programma viene visualizzata una finestra di dialogo di Thunderbird anziché Outlook.

Soluzione

Aprite regedit. (‘Start’ > Runregedit)

Controllate la chiave : HKEY_CURRENT_USER\Software\Clients\Mail

doppio click a destra sulla voce ‘Default’ , scrivete Microsoft Outlook in ‘Value Data’

Windows 10 potrebbe avere alcune varianti

  1. HKEY_CURRENT_USER\Software\Clients\Mailto
  2. HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open\command
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Register a web application with Azure AD Portal App Registration to connect to a Microsoft 365 tenant

PowerShell Limits

Through Powershell it is possible to connect to a Microsoft 365 tenant to perform operations on users, groups and any other element of the tenant. When you use this tool, Powershell presents you with the mask for entering your account and password. You can write accounts and passwords directly in the Powershell script but it would be a serious security compromise.

Application

An alternative is to build a software that connects directly to the Tenant through customized keys present in the Tenant itself. In other words, it is necessary to communicate to the Tenant that there is a certain application that is authorized to access the Tenant. Furthermore, for each operation that you want to perform on the Tenant it is necessary to specify the appropriate permissions. To create these applications, we recommend that you follow the excellent tutorial “.Net Core console application for calling Microsoft Graph“.  This post proposes the images present in the previous tutorial only to specify how the application must be prepared on the Microsoft Tenant.

Register a web application with Azure AD Portal App Registration

Open a browser and navigate to the Azure Portal. Login using your account. Select the resource “Azure Active Directory”. On the left side menu, select “App regitstration”. Click New registration from the current page.

On the Register an application page, specify the following values:

  • Name = Name of your Application
  • Supported account types
  • Redirect URI
    • Type = Web
    • Value = https://localhost:8080   (*)

(*) The Redirect URI value must be unique within your domain. This value can be changed at a later time and does not need to point to a realy hosted URI.

It is now necessary to store 2 values that will be used in your application:

  • Application (client) ID
  • Directory (tenant) ID

Certificates & secrets

Click Certificates & secrets.

  1. Click New client secret.
  2. On the Add a client secret dialog, specify the following values:
    • Description = Your secret’s description
    • Expires = In 1 year (for example)
  3. Click Add.

After the screen has updated with the newly created client secret copy the VALUE of the client secret. This secret string is never shown again, so make sure you copy it now.

API permissions

Click API permissions.

  • Click Add a permission
  • On the Request API permissions panel select Microsoft Graph.

  • Select Application permissions.

Now you have to choose between the permissions to authorize your app. For example, to create an application to read alla information about Tenant’s users, in the “Select permissions” search box type “User”.Select User.Read.All from the filtered list. At the end, on the API permissions content blade, click Grant admin consent for the Tenant.

Summary of the data necessary for the application

Let’s see what data your application needs to connect and operate on the Microsoft Tenant.

  • applicationId = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • applicationSecret = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • tenantId = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • redirectUri = “https://localhost:8080”;
  • domain = “yourtenant.onmicrosoft.com”;

Permissions

  • User.Read.All : Read all users’ full profiles
  • User.ReadWrite.All : Read and write all users’ full profiles
  • Group.ReadWrite.All : Read and write all groups
  • Notes.ReadWrite.All : Read and write all OneNote notebooks

Documentation