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Winmail.dat allegato da Outlook. La guida definitiva

Voi utilizzate Outlook e inviate email con allegati. Un destinatario di una email vi dice che non riesce a leggere l’allegato : invece dell’allegato si ritrova un file di nome winmail.dat che non riesce ad aprire. Il destinatario della vostra email probabilmente non usa Outlook ma un altro client di posta elettronica. E’ interessante il fatto che se voi inviate una email ad un altro destinatario che usa lo stesso client di posta elettronica del primo, stessa versione, questi riesce a vedere e leggere correttamente l’allegato.

La prima considerazione da fare è che il problema “siete voi” e non i vostri destinatari di posta. Voi dovete risolvere il problema sul vostro Outlook.

Soluzione 1 : inviare le email come Html

Per la prima soluzione trovate centinaia di articoli su internet, la riportiamo qui per completezza. Dovete impostare Outlook affinché mandi le email in formato Html. In Outlook :

File -> Opzioni

Selezionate a sinistra “Posta”. Dovete fare 2 variazioni.

  1. Nella sezione “Scrittura Messaggi”, alla voce “Scrivi i messaggi in questo formato”, selezionate HTML
  2. Nella sezione “Formato Messaggi” (in basso), alla voce “All’invio di messaggi in formato RTF e destinatari su internet”, selezionate “converti in formato HTML”

Riavviate Outlook

Outlook da divers3e versioni ha già queste impostazioni di default, quindi voi non avete avuto bisogno di fare questi cambiamenti. In effetti, se fosse questo il problema, non si spiegherebbe come alcuni dei vostri destinatari riescano correttamente a ricevere gli allegati. Non avete risolto il problema.

La soluzione definitiva. Il problema dell’auto completamento

Se avete configurato correttamente Outlook come sopra, ecco la soluzione definitiva. IL problema è nell’auto completamento dell’indirizzo email. I destinatari delle vostre email che hanno questo problema sono sicuramente in memoria nell’auto completamento di Outlook. L’auto completamento è quella funzione che si attiva mentre scrivete l’indirizzo email in una nuova email : mentre scrivete l’indirizzo del destinatario compare u menu a tendina che mostra gli ultimi indirizzi usati. Se usate l’indirizzo proposto, il vostro destinatario riceverà il file winmail.dat.

Se invece scrivete l’indirizzo email senza selezionare l’indirizzo proposto dall’auto completamento, il vostro destinatario riceverà l’allegato giusto.

Ricapitoliamo. Il problema del file winmail.dat coinvolge solo alcuni dei vostri destinatari; sono destinatari che non usano Outlook e hanno l’indirizzo di posta memorizzato nella memoria di Outlook che appare con l’auto completamento.


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Outlook per Exchange online : selezionare la rubrica contatti come predefinita

Gli account su Outlook di Exchange online hanno come rubrica predefinita la rubrica “globale” dell’azienda: quella che contiene gli account aziendali. Per impostare come rubrica predefinita quella dell’utente, sincronizzata su Outlook online bisogna :

  1. aprire Outlook
  2. nella pagina principale c’è in alto, una icona-pulsante “rubrica”.
  3. Nella finestra che compare selezionare “strumenti – opzioni”.
  4. selezionare “Inizia con la cartella di contatti”
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Rimuovere Thunderbird da client predefinito per le email su Windows

Scenario

Anche se Outlook è impostato come client di posta elettronica predefinito in Windows, quando si utilizza la funzione “Invia come e-mail” di quel programma viene visualizzata una finestra di dialogo di Thunderbird anziché Outlook.

Soluzione

Aprite regedit. (‘Start’ > Runregedit)

Controllate la chiave : HKEY_CURRENT_USER\Software\Clients\Mail

doppio click a destra sulla voce ‘Default’ , scrivete Microsoft Outlook in ‘Value Data’

Windows 10 potrebbe avere alcune varianti

  1. HKEY_CURRENT_USER\Software\Clients\Mailto
  2. HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open\command
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Register a web application with Azure AD Portal App Registration to connect to a Microsoft 365 tenant

PowerShell Limits

Through Powershell it is possible to connect to a Microsoft 365 tenant to perform operations on users, groups and any other element of the tenant. When you use this tool, Powershell presents you with the mask for entering your account and password. You can write accounts and passwords directly in the Powershell script but it would be a serious security compromise.

Application

An alternative is to build a software that connects directly to the Tenant through customized keys present in the Tenant itself. In other words, it is necessary to communicate to the Tenant that there is a certain application that is authorized to access the Tenant. Furthermore, for each operation that you want to perform on the Tenant it is necessary to specify the appropriate permissions. To create these applications, we recommend that you follow the excellent tutorial “.Net Core console application for calling Microsoft Graph“.  This post proposes the images present in the previous tutorial only to specify how the application must be prepared on the Microsoft Tenant.

Register a web application with Azure AD Portal App Registration

Open a browser and navigate to the Azure Portal. Login using your account. Select the resource “Azure Active Directory”. On the left side menu, select “App regitstration”. Click New registration from the current page.

On the Register an application page, specify the following values:

  • Name = Name of your Application
  • Supported account types
  • Redirect URI
    • Type = Web
    • Value = https://localhost:8080   (*)

(*) The Redirect URI value must be unique within your domain. This value can be changed at a later time and does not need to point to a realy hosted URI.

It is now necessary to store 2 values that will be used in your application:

  • Application (client) ID
  • Directory (tenant) ID

Certificates & secrets

Click Certificates & secrets.

  1. Click New client secret.
  2. On the Add a client secret dialog, specify the following values:
    • Description = Your secret’s description
    • Expires = In 1 year (for example)
  3. Click Add.

After the screen has updated with the newly created client secret copy the VALUE of the client secret. This secret string is never shown again, so make sure you copy it now.

API permissions

Click API permissions.

  • Click Add a permission
  • On the Request API permissions panel select Microsoft Graph.

  • Select Application permissions.

Now you have to choose between the permissions to authorize your app. For example, to create an application to read alla information about Tenant’s users, in the “Select permissions” search box type “User”.Select User.Read.All from the filtered list. At the end, on the API permissions content blade, click Grant admin consent for the Tenant.

Summary of the data necessary for the application

Let’s see what data your application needs to connect and operate on the Microsoft Tenant.

  • applicationId = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • applicationSecret = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • tenantId = “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”;
  • redirectUri = “https://localhost:8080”;
  • domain = “yourtenant.onmicrosoft.com”;

Permissions

  • User.Read.All : Read all users’ full profiles
  • User.ReadWrite.All : Read and write all users’ full profiles
  • Group.ReadWrite.All : Read and write all groups
  • Notes.ReadWrite.All : Read and write all OneNote notebooks

Documentation

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Configurare un account Office 365 su GMail

Questo articolo nasce dalle difficoltà avute nel configurare un account di posta Microsoft Office 365 sul client di posta Gmail su uno smartphone. Ma

Questa procedura non è raccomandata.

Nella schermata di aggiunta account di Gmail, il tentativo più ovvio è quello di aggiungere l’account usando “Exchange e Office 365”.

Vedrete la cassetta postale aggiunta correttamente e funzionante ma noi abbiamo riscontrato die problemi : in alcuni account su Gmail non si vedono tutte le cartelle di posta presenti nella cassetta postale.

Soluzione

La soluzione è eseguire una installazione in imap.

Installate l’account usando “Altro” :

Una volta inserito il vostro account di posta, compare il pulsante “Configurazione Manuale”.

Spingetelo. La procedura vi chiedere in sequenza :

  1. password
  2. indirizzo del server di arrivo posta : outlook.office365.com
  3. indirizzo del server di ricezione posta : smtp.office365.com

La procedura non richiede la specifica delle porte. Per completezza ricordiamo tutti i parametri dell’imap e dell’smtp di Microsoft Office 365.

IMAP settings – Server name: outlook.office365.com – Port: 993 – Encryption method: SSL

SMTP settings – Server name: smtp.office365.com – Port: 587 – Encryption method: TLS or STARTTLS

Importante

Facendo questa operazione viene disattivata la sincronizzazione di rubrica, calendario ed email. Per risolver è sufficiente andare dentro ad Outlook app , nell’account e riattivare la sincronizzazione.

Rimane il fatto che la cosa migliore per Office365 sia utlizzare sugli smartphone l’app di Outlook e che questa procedura non è raccomandata.

 

 

 

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Posta elettronica – come spostare la rubrica da Thunderbird ad Outlook

  1. esportare la rubrica di Thunderbird in formato .CSV senza particolari configurazioni
  2. durante l’importazione del file .CSV su Outlook, dopo aver scelto la cartella “Contatti” nella quale importare i contatti, , cliccare su “Mappa Campi Personalizzati“, selezionare i campi del file .CSV ed associarli ai campi della rubrica di Outlook.
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Outlook – non vedo le email importate con un file pst

SCENARIO

Dovete spostare delle email da un account o da una cartella personale ad un diverso account IMAP. State utilizzando Outlook. Avete esportato le email “sorgente” su un file pst e avete eseguito l’import del file con Outlook sull’account “destinazione”. Tutto sembra essere stato eseguito correttamente perché vedete le cartelle delle vecchie email sul nuovo account  però, dentro le cartelle, non vedete le email.

Non allarmatevi! Le email ci sono ….. ma sono nascoste

SOLUZIONE

Andate su una cartella di Outlook in cui non vedete il contenuto. In alto cliccate su Visualizza – Cambia Visualizzazione. Nella finestra che compare cliccate su “Messaggi IMAP”. Se avete molte cartelle nella stessa condizione, sembra nella stessa finestra avete il pulsante “Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta”.

 

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Creare la firma per la posta elettronica

Create un  file html vuoto. Es :

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html lang="en">
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="format-detection" content="telephone=no">
<title>Mia Firma</title>
<style></style>
</head>
<body></body>
</html>

IMMAGINI

NON INSERIRE IMMAGINI che siano .jpg, .gif, .bppm o altro. Questo perché creano problemi in fase di ricezione al destinatario e il più delle volte i client moderni bloccano risorse esterne e chiedono di volta in volta il consenso al download.

E’ facile aggirare il problema, preparare l’immagine o le immagini che vogliamo utilizzare con le dimensioni finali che vogliamo e bisogna trasformarle in codice html, ci sono molti convertitori online es: https://html.imageonline.co/ (oppure cercare su Google “image to html converter”).

Verrà restituito il codice o una pagina html contenente il tag che ci interessa, è un tag ‘<img’ molto lungo solitamente. Maggiore è la complessità dell’immagine maggiore sarà la lunghezza del tag ma non preoccupiamocene, copiamolo e incolliamolo all’interno del file .html della firma che stiamo creando.

<body>
<img src="data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAA........................
................." alt="logo.png" style="max-width:100%;">

FONT

utilizzare font generici (sanf-serif ad esempio) installati su tutti i pc (considerare tutti i casi, Windows 7 e 10, Linux, Mac le varie versione, ma anche Android e iOS).

Se si ha necessità di un font particolare o uguale su tutte le piattaforme utilizzare GOOGLE FONT (se si ussero i file dei font caricati in firma ci sarebbero 2 problemi: primo più scomoda messere su firma nei client secondo i client vedrebbero i font come elemento esterno chiedendo di volta in volta il consenso al download).

Andare su https://fonts.google.com/, scegliere il font desiderato ed incorporarlo con il metodo ‘Embed’ ‘@import’.

Esempio:

<head> 
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"> 
<meta name="format-detection" content="telephone=no"> 
<title>Mia Firma</title>
<style>
      @import url('https://fonts.googleapis.com/css2?family=Lato&display=swap');
     .firma { color: #104160; font-size:14px; font-size:16px; line-height:22px; font-family: 'Lato', sans-serif; }
</style>

ISTRUZIONI

  1. La firma deve essere scritta in normale html, il problema viene da Outlook per Windows che utilizza un vecchissimo render hmtl per cui NON conviene utilizzare tabelle complesse o particolari elementi grafici strutturali (piuttosto utilizzare metodo immagini).  Testare in ogni modo la funzionalità almeno su thunderbird e outlook per Win (outlook Mac purtroppo utilizza un altro motore html)
  2. Utilizzare i tag html più comuni (<b>, <a>, <i>, <br />, <span>, <div> ecc ecc) in modo da garantire la compatibilità con tutti gli editor.

NOTE

  • Se si utilizzano tag <table> non preoccuparsi se su thunderbird nella fase di scrittura messaggio i contorni delle tabelle sono tratteggiati di rosso, una volta inviati non appaiono, sono solo righe dell’editor in fase di scrittura.

ESEMPIO

Firma semplice, struttura verticale una riga sotto l’altra, una normale firma insomma (tag <img> molto lungo, ma come spiegato prima è la versione html dell’immagine):

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd"> 
<html lang="en"> <head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"> 
<meta name="format-detection" content="telephone=no"> 
<title>Mia Firma</title> 
<style>  @import url('https://fonts.googleapis.com/css2?family=Lato&display=swap');      
.firma { color: #104160; font-size:14px; font-size:16px; line-height:22px; font-family: 'Lato', sans-serif; } 
</style>
</head> 
<body>
<div class="firma">
<b>MIA AZIENDA SRL - VENDITA ELETTRONICA </b><br />
40000 Ozzano dell'Emilia (Bologna), via MiaVia4, 7<br />
Tel +39 06 0000000000  Cell +39 335 000000000<br />
<a href="mailto:myemail@miosito.it">:myemail@miosito.it</a><br />
<a href="mailto:myemail.pec@miodito.it">myemail.pec@miodito.it</a><br />
<a href="ttp://www.miosito.it">www.miosito.it</a>
</div>
<br />
<img src="data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAA............
.................. ................." alt="logo.png" style="max-width:100%;">

</body>
</html>

 

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Cartella posta in arrivo predefinita su Outlook

SCENARIO

avete impostato su Outlook il vostro account di posta elettronica pippo@miosito.it. Decidete di comprare un nuovo account di posta elettronica, paperino@miosito.it che diventerà prioritario nel vostro lavoro rispetto al precedente. Avete configurato il nuovo indirizzo di posta in Outlook avendo l’accortezza di impostarlo come “predefinito”.

PROBLEMA

Quello che avete fatto è corretto, ma nonostante questo, quando Outlook si apre si posiziona sempre sulla posta in arrivo del vecchia cassetta postale (pippo@miosio,it)

SOLUZIONE

  • In Outlook : File (in alto a sinistra)
  • Compare un menu a sinistra. Spingere “Opzioni” (in basso)
  • Compare una nuova finestra : selezionare “Avanzate” nel menu a sinistra.
  • Sulla destra una delle prime opzioni in alto è : “Avvio e chiusura di Outlook”
  • Qui avete un tasto “Sfoglia£ che vi permette di selezionare la cartella di posta in arrivo che deve essere selezionata a default quando Outlook parte

 

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Problemi delle caselle email molto grandi

La posta elettronica è cambiata molto negli anni: da semplice mezzo di comunicazione è diventato il nostro “contenitore” preferito di informazioni. Conserviamo tutto nella nostra cassetta postale: comunicazioni, contratti ordini, fatture, etc. Queste informazioni devono sempre essere accessibili ovunque noi siamo: non possiamo più vederle solo dalla nostra postazione di lavoro ma anche attraverso il nostro smartphone.

Le aziende e gli utenti chiedono ai Provider caselle email di dimensioni sempre maggiori. In azienda l’email è e rimane il principale mezzo sia di comunicazione ma, oggi, anche il principale strumento per archiviare i file. Conserviamo tutte le email che riceviamo con allegati di qualsiasi dimensione; conserviamo anche tutte le email che inviamo anche se contengono allegati che abbiamo prelevato dal nostro stesso computer.

Il motivo è che inviare un file via email è semplice, veloce e comodo, inoltre quel file rimarrà per sempre nella casella dell’utente, che così potrà averlo sempre a portata di mano. Sarebbe stato meglio spostare il file su un server di rete o utilizzare in azienda servizi di cloud storage , ma l’email rimane il metodo più immediato.

L’altro motivo per cui le email crescono sempre è che gli utenti non sentono il bisogno di fare spazio nella propria casella email, magari cancellando i messaggi che non servono più o semplicemente svuotando il cestino.

Ma quali sono i problemi di una caselle email di grandi dimensioni?

Il primo sono i tempi di avvio del proprio programma per leggere le email, ad esempio Microsoft Outlook diventa sempre più lento man mano che la caselle email diventa più grande.

Un altro problema è che non tutti i fornitori di web e email hosting forniscono caselle email di grandi dimensioni, molti non vanno oltre pochi GB di spazio per casella email.

Inoltre una casella email di grandi dimensioni diventa onerosa da gestire anche lato server il che la rende lenta nell’accesso e nelle ricerche.

Quali sono invece i limiti di dimensione che una casella email può raggiungere?

La documentazione ufficiale di Microsoft Outlook dichiara che le prestazioni di Outlook iniziano a peggiorare non appena il file di archivio delle email OST supera i 10GB. Superato i 25GB i problemi di lentezza e blocchi di Outlook aumentano.

Arrivati a 50GB Outlook smette di funzionare in quanto questa è la dimensione massima che può raggiungere un file PST, ed è necessario eseguire delle operazioni di manutenzione, con conseguente fermo del lavoro dell’utente.

Lato server, ovvero per il fornitore del servizio di email hosting, non ci sono limiti veri e propri di dimensione ad una casella email, ma potrebbero esserci dei problemi nell’indicizzazione e nell’archiviazione di caselle email molto grandi.

il nostro servizio di gestione email

Mecdata in collaborazione con il partner Qboxmail offre un servizio di gestione email professionale:

  • Casette postali di diverse dimensioni/costi per rispondere a qualsiasi esigenza : 4GB, 8GB, 25GB, 50GB
  • Cassetta postale sempre aggiornata e uguale in ogni istante su ogni vostro dispositivo : computer, notebook, tablet, smartphone
  • Webmail, sviluppata ed ottimizzata per gestire caselle di grandi dimensioni

Sei interessato ? CHIAMACI ALLO 051.790428 OPPURE SCRIVI A info@mecdata.it