Da alcuni giorni chi ha la cassetta postale su Exchange online e utilizza Outlook per la posta elettronica, non riesce a gestire i gruppi.
Dopo aver fatto tutti i test consigliati su internet abbiamo aperto un ticket di supporto a Microsoft che ci ha risposto : “Si tratta di un incidente globale di sistema che potrebbe monitorare dalla interfaccia d’amministrazione ”
Riportiamo il dettaglio della segnalazione di Microsoft.
Titolo: alcuni utenti potrebbero non essere in grado di visualizzare o accedere ai calendari di gruppo e ai messaggi di posta elettronica nel client desktop di Outlook
Impatto sull’utente: gli utenti potrebbero non essere in grado di visualizzare o accedere ai calendari di gruppo e ai messaggi di posta elettronica di Microsoft 365 nel client desktop di Outlook.
Ulteriori informazioni: gli utenti interessati fanno parte di un gruppo di Microsoft 365 con versioni 16.0.16222.10000 o successive, incluso l’ultimo rilascio di febbraio. Alcuni utenti interessati potrebbero anche notare che l’impatto si risolve automaticamente dopo un po’ di tempo, sebbene l’impatto possa ripresentarsi anche in un secondo momento. Questi utenti potrebbero inoltre non essere in grado di eseguire una o più delle seguenti azioni nel client desktop di Outlook:
– Aggiungere o accedere alla casella di posta del gruppo
– Aggiungere o accedere al calendario del gruppo
– Aggiungere, rimuovere o modificare i membri del gruppo
– Modificare gli elementi di posta, ad esempio contrassegnare come letto, archiviare o spostare la posta in altre cartelle.
Fino a quando non viene distribuita una correzione per questo problema, gli utenti interessati possono utilizzare Outlook Web per accedere alle funzionalità del gruppo interessate.
In alternativa, gli utenti interessati possono ripristinare la versione precedente del client desktop Outlook build 16130.20332. I passaggi sono descritti nel seguente articolo: https://support.microsoft.com/en-us/topic/how-to-revert-to-an-earlier-version-of-office-2bd5c457-a917-d57e-35a1 -f709e3dda841
Stato attuale: abbiamo convalidato la correzione e stiamo preparando la distribuzione negli ambienti interessati. Prevediamo che l’implementazione inizierà con il nostro prossimo aggiornamento , in cui saremo in grado di fornire una tempistica di implementazione stimata, se disponibile. Mentre stiamo preparando la distribuzione della nuova build, consigliamo agli utenti interessati di ripristinare la build del client desktop Outlook 16130.20332, come indicato in precedenza per la correzione immediata.
Ambito dell’impatto: l’impatto è limitato agli utenti nelle versioni 16.0.16222.10000 o successive e stanno tentando di accedere o eseguire varie azioni relative al gruppo Microsoft 365 nel client desktop di Outlook.
Ora di inizio: domenica 19 marzo 2023, 01:00 (00:00 UTC)
Causa principale: un recente aggiornamento del servizio sta attivando erroneamente un indicizzatore per eliminare valori specifici all’interno del client desktop di Outlook per alcuni utenti, con conseguente impatto.
Prossimo aggiornamento entro: martedì 25 aprile 2023, 21:00 (19:00 UTC)
Tempo stimato per la risoluzione: prevediamo che l’implementazione della correzione risolverà completamente il giorno martedì 2 maggio 2023.
Prossimo aggiornamento entro: martedì 2 maggio 2023, 21:00 (19:00 UTC)
Revert to the Outlook Desktop build prior to the issue occurring, build 16130.20332. You can use ODT steps, How to revert to an earlier version of Office or by following the steps below.
To revert to the prior build, do the following:
cd %programfiles%\Common Files\Microsoft Shared\ClickToRun
officec2rclient.exe /update user updatetoversion=16.0.16130.20332
Le cassette postali condivise consentono a un gruppo di persone di monitorare e inviare posta elettronica da un indirizzo di posta elettronica comune, come info@mecdata.it. Quando un utente del gruppo risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, il messaggio di risposta sembrerà inviato dalla cassetta postale condivisa, non dal singolo utente.
Le cassette postali condivise vengono usate quando più persone devono accedere alla stessa cassetta postale, ad esempio un’informazione aziendale o un indirizzo di posta elettronica di supporto, una reception o un’altra funzione che potrebbe essere condivisa da più persone.
Le cassette postali condivise includono un calendario condiviso ed una rubrica condivisa.
Licenze: La cassetta postale condivisa può archiviare fino a 50 GB di dati senza assegnare una licenza. Per volumi più elevati, è necessario assegnare una licenza alla cassetta postale
Utenti esterni: Non è possibile concedere agli utenti esterni all’azienda (ad esempio, utenti con un account Gmail) l’accesso alla cassetta postale condivisa
Conversione delle cassette postali: È possibile convertire le cassette postali utente in cassette postali condivise.
Troppi utenti: Quando sono presenti troppi utenti designati che accedono contemporaneamente a una cassetta postale condivisa (è consigliabile non più di 25), è possibile che non riescano a connettersi a questa cassetta postale o abbiano incoerenze come i messaggi duplicati nella posta in uscita
Avete un account di posta Microsoft e dovete andare in vacanza : avete l’esigenza che chi vi scrive sia informato del fatto che non potrete leggere la sua email ma che la leggerete non appena tornato al lavoro. Come si imposta la risposta automatica su un account di posta Microsoft Exchange Online ?
Andare al seguente link: https://www.office.com/
Accedere con il proprio account Microsoft, inserendo account email e password personali.
Cliccare sull’icona di Outlook presente nel menù laterale a sinistra. Si aprirà una pagina del browser in cui avremo la versione online di Outlook, sul ns. account.
Cliccare sull’icona ad ingranaggio presente nel menu blu in alto, e dal menù che si apre lateralmente a destra, cliccare su “visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
Da qui, andare sotto “Posta” -> Risposte automatiche
Cliccare sullo switch “Risposte automatiche attivate”.
Spuntare la voce “invia risposte solo durante un periodo di tempo” e tramite l’interfaccia appena sotto, selezionare il periodo temporale per il quale vogliamo impostare l’autorisponditore.
Subito sotto sarà possibile inserire il testo da inviare nelle risposte automatiche. Due tipi di risposta a seconda del fatto che la comunicazioni avvenga dall’interno o dall’esterno della organizzazione. Spuntare “invia le risposte all’esterno della tua organizzazione”, abilitandolo comparirà un altra sezione che ci permette di inserire il testo da inviare come risposta a contatti esterni all’organizzazione di partenza, di cui facciamo parte.
A seconda delle vostre esigenze potete spuntare “rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo”.
In questi primi giorni dell’anno 2022 potreste avere dei problemi nella funziona di ricerca del vostro Outlook. Per esempio potreste voler cercare le email di un certo contatto e vi vengono fuori solo le email ricevute prima del 2022.
Il problema è stato causato da un aggiornamento di Windows che incide sulla funzione di ricerca dello stesso. L’aggiornamento in questione è il KB5008212. Controllate quindi gli aggiornamenti di Windows per vedere se avete questo aggiornamento installato.
Ad oggi (12/01/2022) Microsoft non ha ancora rilasciato un aggiornamento che risolva il problema.
Se vi trovate in serie difficoltà e non vi va di aspettare, Microsoft ha rilasciato un workaround (un trucco) che disabilita il “Windows Desktop Search” che è la fonte del problema per Outlook. E’ una operazione da eseguire sul registro. A questo link trovate la dichiarazione ufficiale Microsoft e le istruzioni per il workaround : Outlook Search not showing recent emails after Windows update KB5008212
Quando rispondete ad una email con Outlook vi saà capitato di scrivere il testo usando un carattere diverso da quello che usate normalmente. Per esempio potrebbe essere diverso per tipo e dimensione (per esempio più piccolo). IL problema è che Outlook utilizza in risposta il carattere usato dal mittente.
Per forzare la email ad utilizzare sempre lo stesso carattere dovete andare in File – Opzioni. Nella maschera di configurazione che vi appare, selezionare a sinistra il blocco “Posta”, cliccare sul pulsante “Elementi decorativi e caratteri” e impostare caratteri desiderati.
Usando Dynamics 365 App per Outlook, è possibile creare da Outlook nuove informazioni oppure legare la email ad una informazione esistente. In Dynamics 365 le informazioni sono raccolte in entità (Lead, Contact, Account, Invoice,etc) ma non tutte le entità sono visibili attraverso Outlook. Vediamo come fare ad aggiungerle e a togliere quelle che non ci interessano :
Da Dynamics 365 vai in Impostazioni Avanzate.
Ora vedrete un nuovo menu a sinistra con tutti gli oggetti gestiti in Dynamics. Cliccate su App. Selezionate ‘Dynamics 365 App for Outlook’ per aprire l’App Designer. Una volta in questa finestra, seleziona “Aggiungi” seguito da “Entità” per scegliere quali entità desideri includere in futuro, quindi completa l’aggiunta includendo tutte le risorse o rimuovendole.
Salva i cambiamenti e Pubblica la personalizzazione.
Documents
Da Dynamics 365 vai in Impostazioni Avanzate.
In Impostazioni Avanzate vai Impostazione – Configurazione email e seleziona Cassette Postali
