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Configurare un account Office 365 su GMail

Questo articolo nasce dalle difficoltà avute nel configurare un account di posta Microsoft Office 365 sul client di posta Gmail su uno smartphone. Ma

Questa procedura non è raccomandata.

Nella schermata di aggiunta account di Gmail, il tentativo più ovvio è quello di aggiungere l’account usando “Exchange e Office 365”.

Vedrete la cassetta postale aggiunta correttamente e funzionante ma noi abbiamo riscontrato die problemi : in alcuni account su Gmail non si vedono tutte le cartelle di posta presenti nella cassetta postale.

Soluzione

La soluzione è eseguire una installazione in imap.

Installate l’account usando “Altro” :

Una volta inserito il vostro account di posta, compare il pulsante “Configurazione Manuale”.

Spingetelo. La procedura vi chiedere in sequenza :

  1. password
  2. indirizzo del server di arrivo posta : outlook.office365.com
  3. indirizzo del server di ricezione posta : smtp.office365.com

La procedura non richiede la specifica delle porte. Per completezza ricordiamo tutti i parametri dell’imap e dell’smtp di Microsoft Office 365.

IMAP settings – Server name: outlook.office365.com – Port: 993 – Encryption method: SSL

SMTP settings – Server name: smtp.office365.com – Port: 587 – Encryption method: TLS or STARTTLS

Importante

Facendo questa operazione viene disattivata la sincronizzazione di rubrica, calendario ed email. Per risolver è sufficiente andare dentro ad Outlook app , nell’account e riattivare la sincronizzazione.

Rimane il fatto che la cosa migliore per Office365 sia utlizzare sugli smartphone l’app di Outlook e che questa procedura non è raccomandata.

 

 

 

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Posta elettronica – come spostare la rubrica da Thunderbird ad Outlook

  1. esportare la rubrica di Thunderbird in formato .CSV senza particolari configurazioni
  2. durante l’importazione del file .CSV su Outlook, dopo aver scelto la cartella “Contatti” nella quale importare i contatti, , cliccare su “Mappa Campi Personalizzati“, selezionare i campi del file .CSV ed associarli ai campi della rubrica di Outlook.
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Outlook – non vedo le email importate con un file pst

SCENARIO

Dovete spostare delle email da un account o da una cartella personale ad un diverso account IMAP. State utilizzando Outlook. Avete esportato le email “sorgente” su un file pst e avete eseguito l’import del file con Outlook sull’account “destinazione”. Tutto sembra essere stato eseguito correttamente perché vedete le cartelle delle vecchie email sul nuovo account  però, dentro le cartelle, non vedete le email.

Non allarmatevi! Le email ci sono ….. ma sono nascoste

SOLUZIONE

Andate su una cartella di Outlook in cui non vedete il contenuto. In alto cliccate su Visualizza – Cambia Visualizzazione. Nella finestra che compare cliccate su “Messaggi IMAP”. Se avete molte cartelle nella stessa condizione, sembra nella stessa finestra avete il pulsante “Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta”.

 

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Creare la firma per la posta elettronica

Create un  file html vuoto. Es :

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html lang="en">
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="format-detection" content="telephone=no">
<title>Mia Firma</title>
<style></style>
</head>
<body></body>
</html>

IMMAGINI

NON INSERIRE IMMAGINI che siano .jpg, .gif, .bppm o altro. Questo perché creano problemi in fase di ricezione al destinatario e il più delle volte i client moderni bloccano risorse esterne e chiedono di volta in volta il consenso al download.

E’ facile aggirare il problema, preparare l’immagine o le immagini che vogliamo utilizzare con le dimensioni finali che vogliamo e bisogna trasformarle in codice html, ci sono molti convertitori online es: https://html.imageonline.co/ (oppure cercare su Google “image to html converter”).

Verrà restituito il codice o una pagina html contenente il tag che ci interessa, è un tag ‘<img’ molto lungo solitamente. Maggiore è la complessità dell’immagine maggiore sarà la lunghezza del tag ma non preoccupiamocene, copiamolo e incolliamolo all’interno del file .html della firma che stiamo creando.

<body>
<img src="data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAA........................
................." alt="logo.png" style="max-width:100%;">

FONT

utilizzare font generici (sanf-serif ad esempio) installati su tutti i pc (considerare tutti i casi, Windows 7 e 10, Linux, Mac le varie versione, ma anche Android e iOS).

Se si ha necessità di un font particolare o uguale su tutte le piattaforme utilizzare GOOGLE FONT (se si ussero i file dei font caricati in firma ci sarebbero 2 problemi: primo più scomoda messere su firma nei client secondo i client vedrebbero i font come elemento esterno chiedendo di volta in volta il consenso al download).

Andare su https://fonts.google.com/, scegliere il font desiderato ed incorporarlo con il metodo ‘Embed’ ‘@import’.

Esempio:

<head> 
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"> 
<meta name="format-detection" content="telephone=no"> 
<title>Mia Firma</title>
<style>
      @import url('https://fonts.googleapis.com/css2?family=Lato&display=swap');
     .firma { color: #104160; font-size:14px; font-size:16px; line-height:22px; font-family: 'Lato', sans-serif; }
</style>

ISTRUZIONI

  1. La firma deve essere scritta in normale html, il problema viene da Outlook per Windows che utilizza un vecchissimo render hmtl per cui NON conviene utilizzare tabelle complesse o particolari elementi grafici strutturali (piuttosto utilizzare metodo immagini).  Testare in ogni modo la funzionalità almeno su thunderbird e outlook per Win (outlook Mac purtroppo utilizza un altro motore html)
  2. Utilizzare i tag html più comuni (<b>, <a>, <i>, <br />, <span>, <div> ecc ecc) in modo da garantire la compatibilità con tutti gli editor.

NOTE

  • Se si utilizzano tag <table> non preoccuparsi se su thunderbird nella fase di scrittura messaggio i contorni delle tabelle sono tratteggiati di rosso, una volta inviati non appaiono, sono solo righe dell’editor in fase di scrittura.

ESEMPIO

Firma semplice, struttura verticale una riga sotto l’altra, una normale firma insomma (tag <img> molto lungo, ma come spiegato prima è la versione html dell’immagine):

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd"> 
<html lang="en"> <head> <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"> 
<meta name="format-detection" content="telephone=no"> 
<title>Mia Firma</title> 
<style>  @import url('https://fonts.googleapis.com/css2?family=Lato&display=swap');      
.firma { color: #104160; font-size:14px; font-size:16px; line-height:22px; font-family: 'Lato', sans-serif; } 
</style>
</head> 
<body>
<div class="firma">
<b>MIA AZIENDA SRL - VENDITA ELETTRONICA </b><br />
40000 Ozzano dell'Emilia (Bologna), via MiaVia4, 7<br />
Tel +39 06 0000000000  Cell +39 335 000000000<br />
<a href="mailto:myemail@miosito.it">:myemail@miosito.it</a><br />
<a href="mailto:myemail.pec@miodito.it">myemail.pec@miodito.it</a><br />
<a href="ttp://www.miosito.it">www.miosito.it</a>
</div>
<br />
<img src="data:image/png;base64,iVBORw0KGgoAAA............
.................. ................." alt="logo.png" style="max-width:100%;">

</body>
</html>

 

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Cartella posta in arrivo predefinita su Outlook

SCENARIO

avete impostato su Outlook il vostro account di posta elettronica pippo@miosito.it. Decidete di comprare un nuovo account di posta elettronica, paperino@miosito.it che diventerà prioritario nel vostro lavoro rispetto al precedente. Avete configurato il nuovo indirizzo di posta in Outlook avendo l’accortezza di impostarlo come “predefinito”.

PROBLEMA

Quello che avete fatto è corretto, ma nonostante questo, quando Outlook si apre si posiziona sempre sulla posta in arrivo del vecchia cassetta postale (pippo@miosio,it)

SOLUZIONE

  • In Outlook : File (in alto a sinistra)
  • Compare un menu a sinistra. Spingere “Opzioni” (in basso)
  • Compare una nuova finestra : selezionare “Avanzate” nel menu a sinistra.
  • Sulla destra una delle prime opzioni in alto è : “Avvio e chiusura di Outlook”
  • Qui avete un tasto “Sfoglia£ che vi permette di selezionare la cartella di posta in arrivo che deve essere selezionata a default quando Outlook parte

 

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Problemi delle caselle email molto grandi

La posta elettronica è cambiata molto negli anni: da semplice mezzo di comunicazione è diventato il nostro “contenitore” preferito di informazioni. Conserviamo tutto nella nostra cassetta postale: comunicazioni, contratti ordini, fatture, etc. Queste informazioni devono sempre essere accessibili ovunque noi siamo: non possiamo più vederle solo dalla nostra postazione di lavoro ma anche attraverso il nostro smartphone.

Le aziende e gli utenti chiedono ai Provider caselle email di dimensioni sempre maggiori. In azienda l’email è e rimane il principale mezzo sia di comunicazione ma, oggi, anche il principale strumento per archiviare i file. Conserviamo tutte le email che riceviamo con allegati di qualsiasi dimensione; conserviamo anche tutte le email che inviamo anche se contengono allegati che abbiamo prelevato dal nostro stesso computer.

Il motivo è che inviare un file via email è semplice, veloce e comodo, inoltre quel file rimarrà per sempre nella casella dell’utente, che così potrà averlo sempre a portata di mano. Sarebbe stato meglio spostare il file su un server di rete o utilizzare in azienda servizi di cloud storage , ma l’email rimane il metodo più immediato.

L’altro motivo per cui le email crescono sempre è che gli utenti non sentono il bisogno di fare spazio nella propria casella email, magari cancellando i messaggi che non servono più o semplicemente svuotando il cestino.

Ma quali sono i problemi di una caselle email di grandi dimensioni?

Il primo sono i tempi di avvio del proprio programma per leggere le email, ad esempio Microsoft Outlook diventa sempre più lento man mano che la caselle email diventa più grande.

Un altro problema è che non tutti i fornitori di web e email hosting forniscono caselle email di grandi dimensioni, molti non vanno oltre pochi GB di spazio per casella email.

Inoltre una casella email di grandi dimensioni diventa onerosa da gestire anche lato server il che la rende lenta nell’accesso e nelle ricerche.

Quali sono invece i limiti di dimensione che una casella email può raggiungere?

La documentazione ufficiale di Microsoft Outlook dichiara che le prestazioni di Outlook iniziano a peggiorare non appena il file di archivio delle email OST supera i 10GB. Superato i 25GB i problemi di lentezza e blocchi di Outlook aumentano.

Arrivati a 50GB Outlook smette di funzionare in quanto questa è la dimensione massima che può raggiungere un file PST, ed è necessario eseguire delle operazioni di manutenzione, con conseguente fermo del lavoro dell’utente.

Lato server, ovvero per il fornitore del servizio di email hosting, non ci sono limiti veri e propri di dimensione ad una casella email, ma potrebbero esserci dei problemi nell’indicizzazione e nell’archiviazione di caselle email molto grandi.

il nostro servizio di gestione email

Mecdata in collaborazione con il partner Qboxmail offre un servizio di gestione email professionale:

  • Casette postali di diverse dimensioni/costi per rispondere a qualsiasi esigenza : 4GB, 8GB, 25GB, 50GB
  • Cassetta postale sempre aggiornata e uguale in ogni istante su ogni vostro dispositivo : computer, notebook, tablet, smartphone
  • Webmail, sviluppata ed ottimizzata per gestire caselle di grandi dimensioni

Sei interessato ? CHIAMACI ALLO 051.790428 OPPURE SCRIVI A info@mecdata.it

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Aprire file .pst con Outlook

Se avete un file .pst di una vecchia versione di outlook potete velocemente visualizzarlo con Outlook 365.

Andate su “File” in alto a sinistra. Cliccate su “Apri ed Esporta” sul menu a sinistra e quindi su “Apri file di dati di Outlook” più a destra. Si aprirà la finestra di esplorazione del computer; cercate il vostro file .pst e cliccate su “Ok”. La cartella del file pst comparirà subito nel vostro Outlook.

Ricerca nell’archivio email

Per cercare una particolare email in questo archivio, potete usare la cartella ricerca in alto a destra, avendo l’accortezza di selezionare come spazio di ricerca “sottocartelle”: outlook cercherà su tutto l’archivio.

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Outlook 2007 in spagnolo ?

OUTLOOK_2007

Da ieri, mercoledì 13 Settembre 2007, forse alcuni di voi aprendo Outlook (versione 2007) si sono trovati una “sorpresa” : Outlook appare stranamente in una doppia lingua : Italiano e Spagnolo.

Il problema è dovuto ad un aggiornamento di Outlook reso disponibile da Microsoft il giorno 12 Settembre e che il vostro computer ha installato. Il pacchetto è :

kb4011086 : È un aggiornamento per Microsoft Office per gli aggiornamenti di difesa in profondità migliorare la funzionalità di protezione.

Bisogna rimuoverlo dal computer per ritornare ad Outlook in Italiano.

Nello spazio di ricerca del vostro Windows (di solito si trova alla destra del pulsante Start start windows 10) scrivere “pannello di controllo”.

Cliccare sull’applicazione che vi viene proposta…. chiamata appunto… Pannello di Controllo

Il pannello di controllo contiene molti programmi. Cliccare su Programmi e Funzionalità.

A sinistra, selezionate “Visualizza aggiornamenti installati”. Cercate l’aggiornamento kb4011086, selezionatelo. In alto spingete il tasto “Disinstalla”. Riavviate il computer. Controllate Outlook.

Se Outlook riporta ancora il problema, ripetete la procedura perché vi troverete un altro aggiornamento kb4011086.

In ultimo, vi ricordiamo che il supporto Microsoft per Office 2007 scadrà il giorno 10 Ottobre 2017, quindi non arriveranno più patch di sicurezza … anche quelle funzionanti   (vedi : FINE SUPPORTO OFFICE 2017)


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