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ERP (enterprise resource planning) SELECTION – part 1.

ERP

The Enterprise Resources Planning is a management system which integrates all relevant business processes of a company . ERP is a digital representation of how the company operates, particularly how his organization is built to make concrete the business strategies. Choosing an ERP implies the adoption by the company of a systematic approach and of an organization by process.

Procedure to selection of an ERP

1. Define the company profile and the macro processes
a. Define the Functions
2. Define the secondary processes
3. Exploration of the market and system integrators
4. First filter. The end result will be 3, maximum 5, coupled Software / System Integrator.
5. Software Demos
6. Creation of the Supply Specification
7. Define a control structure of the project
8. Selection of key users


Company profile Example

Our company , which we will call CONTOSO,  manufactures and assembles mechanical components.  The production not only involves internal business units, also makes use of external suppliers for the purchase of materials and for the execution of certain processing and/or treatment. The sales phase may be preceded by a bidding process. The purchase and production are regulated to ensure, through the traceability of objects, a proper after sales service. Contoso is active in a constant data collection in all departments / levels to ensure timely management control.

MERP

With this background , in Contoso should not be implemented an ERP system but a MERP system. Process manufacturing enterprise resource planning (process manufacturing ERP) refers to the use of enterprise resource planning (ERP) in conjunction with process manufacturing to maximize the potency of manufacturing processes. Process manufacturing is a production strategy that adds value by separating  the production process in two or more steps. When an output is generated using this process, it is impossible to distill the output back to the basic component form.

ERP for process-based manufacturing mainly operates on the basic concept of combining all the machines, tools and resources to maximize the efficiency of the manufacturing process. It saves valuable time and enhances production capacity with greater command over subcontracting, planning and inventory.

Using MERP the organization is capable of making every decision based on real information, not on predictions or assumptions. Because all reports about the process are available online, users can easily retrieve information about raw materials, what materials are used in certain processes, which material is needed for a particular process, what time the material is required, and so on.

In this specific ERP production is the most potent element of the software ; the connection between manufacturing and subcontracting, inventory, purchasing and other modules are superior and efficient.

Macro Processes

With this background we can identify five main processes:

  1. Order fulfillment
  2. Production
  3. Purchasing
  4. Quality Control
  5. Logistic

The process begins with the management  of customer order. The finished product is an assembly of parts to be manufactured or purchased. Each part is constructed using at least one raw material. The material and finished parts are stored in a warehouse where they enter and exit in a controlled manner. The production process is monitored by sampling control,  both inside the company and at the external suppliers. The finished part / product is controlled.

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Centesimi di ora

Il sistema di misura orario in centesimi suddivide i 60 minuti di un ora in 100 parti.

1 minuto su 60 minuti equivale ad X su 100 centesimi di ora. X = (1 * 100) / 60 = 1,7 centesimi di ora, ovvero 0,017

Analogamente la misura di 5 centesimi di ora, ovvero 0,05, su 100 equivale a X su 60 minuti. X = (5 x 60) / 100 = 3 minuti. Oppure X = 0,05 * 60 = 3 minuti.

Riportiamo di seguito una tabella di conversione che approssima matematicamente i centesimi di ora al solo valore intero.


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MEKERP WEB: AVANZAMENTO IN PRODUZIONE (MES)

Attraverso l’app Mekerp Web consentiamo agli operatori di interagire con i dati del gestionale. I dati sono fruibili attraverso la rete aziendale su tablet e/o smartphone, previa registrazione. In questo esempio vediamo il modulo MES (Manufactoring Execution System) : rendiamo facile l’avanzamento in produzione , la chiusura delle fasi, l’inserimento dei tempi.

Inoltre gli operatori possono, secondo le regole aziendali, ricevere altri dati da parte dell’ufficio tecnico: distinte base, mancanti, giacenze, cicli di produzioni, disegni.

Mekerp Web avvicina l’ufficio all’officina.

per info : tel. 051-790428 – info@mecdata.it

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MEKERP: DA ORDINE CLIENTE AD ORDINE DI PRODUZIONE

Dalla singola riga di ordine cliente possiamo generare direttamente un ordine di produzione: creiamo un ordine di produzione legato alla riga di ordine cliente. Un volta creati il ciclo (e la distinta) di un codice, nella maschera di gestione degli ordini clienti, andiamo nella tab “Produzione”.

Il primo pulsante da spingere è “Controlla Dati di Produzione”. Il programma vi dice se avete inserito il ciclo ed, eventualmente la distinta. Il risultato non è vincolante. Potreste avere anche un articolo senza ciclo e volerne comunque generare l’ordine di produzione.

Il programma popone come data di fine produzione, la data di consegna prevista al cliente e propone come quantità da produrre la quantità ordinata. Questi dati possono essere variati : per esempio potete anticipare la data di fine produzione per gestire eventuali criticità oppure volete produrre una maggiore quantità di oggetti perché sapete che l’ordine sarà ripetitivo nei prossimi mesi.

Una volta spinto il tasto “SAVE”, avrete creato l’ordine di produzione, visibile in “Produzione – Ordini di Produzione”.

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MEKERP: INSERIMENTO TEMPI

Uno degli obbiettivi della gestione della produzione interna è capire quanto abbiamo speso per costruire l’oggetto. Uno dei costi è determinato dal materiale impiegato, uno dal costo dei nostri fornitori e uno dal costo interno.  Per conoscere il costo interno è necessario salvare nel programma i tempi di lavorazione a consuntivo.  Negli ultimi anni, le nostre aziende hanno spesso perso la possibilità concessa dai clienti di determinate il prezzo a consuntivo : è sempre più necessario “capire” i costi nella fase di preventivazione. Anche in queste situazioni però è utile sapere il tempo a consuntivo al fine di determinare l’effettivo margine e quindi poter operare cambiamenti su processi ed efficienza.

Ci sono diversi modi per inserire i tempi sul Mekerp. Li analizzeremo simulando i tipici processi aziendali. La gestione dei tempi si svolge i Produzione – Ordini di Produzione : aprire la tab “Tempi”.

Nelle aziende in cui il singolo processo è eseguito dal singolo operatore, per un tempo limitato nell’arco temporale giornaliero, i tempi consuntivi sono spesso scritti sul foglio di produzione interna. In queste situazioni l’operatore in ufficio, alla fine della produzione, può inserire nel programma tali tempi, scritti sul foglio usando il più semplice programma : si selezione l’operatore, la fase, la data, etc

In aziende in cui vi sono molti operatori oppure il processo viene portato a compimento in diverse giornate, spesso i dati sono scritti su fogli a parte. Questi fogli contengono tante informazioni del singolo utente o poche informazioni di tanti utenti diversi. In questo caso, l’operatore in ufficio troverà più comodo inserire i dati attraverso una gestione “multipla” :

In alternativa a questo sistema che demanda l’inserimento dei tempi al personale in ufficio, si può responsabilizzare gli stessi operatori con un inserimento dei tempi direttamente al computer con il nostro programma dedicato.

Naturalmente possiamo interfacciare il Mekerp con qualsiasi terminale fisico o software di inserimento tempi o gestione del personale.4

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MEKERP:FASI DI LAVORAZIONE

Quando non acquistate un prodotto ma lo producete, l’azione produttiva si compone di diversi passaggi in sequenza, chiamati fasi di produzione. Ogni fase di produzione è una azione  che deve essere eseguita da una risorsa.

Nel menu del Mekerp, Produzione – Fasi di Lavorazione.

A. Codice alfanumerico di 5 caratteri. Usate dei nomi facilmente riconoscibili (es MONT, TORN, VERN, CABLA, CALC,etc)

B. Descrizione. La descrizione dell’azione comparirà su ogni documento.

C. Risorsa. Se sapete già che un certa azione sarà eseguita per la maggior parte degli oggetti che volete produrre da una determinata risorsa (Centro di lavoro o Fiornitore) potete inserire qui questa risorsa a default.

D.Tempi. Se sapete che una risorsa interna impiegherà a eseguire la determinata operazione “quasi sempre” lo stesso tempo, potete usare questo campo per inserire un tempo a default.

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MEKERP: CENTRI DI LAVORO

Nel menu del Mekerp, Produzione – CDL

E’ la maschera di inserimento e di scelta dei macchinari o reparti che effettuano una trasformazione sul prodotto: la parola “centro di lavoro” può indicare anche un gruppo di persone, una squadra.

Per inserire un nuovo centro di lavoro spingere il tasto + in alto.

A.  Codice numerico. Dovete inventarlo voi

B. Descrizione (es. fresa, reparto di montaggio, stabilimento 1,etc)

C. Reparto. Se avete divere macchine in diversi reparti (se non avete questa suddivione lasciate 00-00-00).

E. Costo al minuto. Il costo industriale della risorsa. Fondamentale per i preventivi e consuntivi

E. Capacità ore giornaliera. (es. 7 ore per una macchina, 14 se lavora su doppio turno, 20 ore per una squadra di 3 persone, etc)

La parte di destra serve a gestire macchine/squadre/persone che lavorano a costi orari diversi a seconda della quantità di prodotti che stanno trasformando contemporaneamente. (Listino per scalarità)

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MEKERP: RISORSE PRODUTTIVE

Le aziende possono produrre esternamente o internamente o in maniera mista i prodotti / servizi che devono essere venduti.

La produzione esterna può essere ottenuta grazie al lavoro di più fornitori che operano in cascata (parliamo di produzione con conto lavoro) oppure mediante un unico fornitore che fa tutto; in questo caso il bene viene acquistato e rivenduto.

La produzione interna coinvolge un reparto o un persona o una macchina. Nel Mekerp queste risorse interne sono chiamate Centri Di Lavoro (CDL).

Nel Mekerp quando nell varie maschere occorre inserire una risorsa compare un modulo composto da 2 campi :

Nel campo di sinistra deve essere impostato il tipo di risorsa che, appunto può essere di 2 tipi :

Dopo aver inserito uno dei 2 numeri nel campo di sinistra, facendo doppio click in uno dei 2 campi (sinistra o destra) andremo nella relativa maschera di ricerca Fornitori o Centri di Lavoro.

nb. per completezza ricordiamo che in schermate analoghe (1 indica i Clienti e 3 indica i Prospect).

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PRODUZIONE E CONTO LAVORO

Si definisce Conto lavoro lo stato del materiale di proprietà dell’azienda dato in lavorazione a Società terze. La Società T. riceve il materiale ed esegue un processo di lavorazione (trasformazione, assemblaggio ecc.), riconsegnando un prodotto semilavorato o finito all’azienda di origine.” (fonte Wikipedia)

Parliamo in questo articolo di conto lavoro passivo, in cui noi siamo l’azienda cliente e dobbiamo ordinare il servizio ad una azienda fornitrice. Vediamo alcuni esempi pratici di conto lavoro e quali siano le possibili soluzioni utilizzando un programma che ha integrata la gestione del conto lavoro passivo (come il programma Mekerp).

UNA FASE DI TRASFORMAZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE)

In questo esempio dobbiamo produrre internamente un articolo X. Il nostro prodotto subisce alcune fasi di trasformazione all’interno della nostra azienda (fasi 1 e 2) e poi deve andare presso un fornitore nella fase 3.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione reparto 1
2 seconda lavorazione reparto 2
3 trattamento FORNITORE 1

Operativamente , una volta conclusasi la fase 2, dobbiamo creare una bolla di conto lavoro per mandare il nostro codice X al fornitore. Il fornitore ci manderà indietro lo stesso codice X chiudendo la fase 3. Nel Mekerp una volta chiusa la fase 2 in automatico il nostro codice X viene inserito in un contenitore “pronto per andare dal fornitore”.(vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

LA PRIMA FASE DI TRASFORMAZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

In questo esempio dobbiamo produrre un articolo X che è composto da un materiale Y che abbiamo acquistato noi (distinta base). Il nostro materiale Y va subito da un fornitore che lo lavora restituendoci il nostro oggetto X. Questo subisce alcune fasi di trasformazione all’interno della nostra azienda.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione esterna FORNITORE 1
2 prima lavorazione interna reparto 1
3 seconda lavorazione interna reparto 2

Ed avremo una distinta base del tipo :

  • X codice da produrre
    • Y materiale

Operativamente, una volta creato l’ordine di produzione il materiale Y viene predisposto all’invio al fornitore: Il fornitore procede quindi a lavorarlo e ci restituisce il prodotto X che, una volta entrato in azienda, procede nelle sue fasi di trasformazione. Il materiale Y non esiste più. (vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

TUTTA LA PRODUZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

Questo esempio è in tutto simile al precedente con la variante che il nostro prodotto finito è composto da tantissimi componenti. Il caso classico è quando demandiamo tutto l’assemblaggio ad un fornitore a cui inviamo tutti i componenti.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 assemblaggio FORNITORE 1

Ed avremo una distinta base del tipo :

  • X gruppo da produrre
    • componente 1
    • componente 2
    • componente 3
    • …….
    • componente N

Operativamente, una volta creato l’ordine di produzione tutti i componenti vengono predisposti all’invio al fornitore: Il fornitore procede quindi ad assemblare il tutto e ci restituisce il gruppo X. Tutti i componenti non esisteranno più nella loro singolarità ma solo come elementi di X. (vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

UN FORNITORE CREA UN SEMILAVORATO SU CUI INIZIEREMO LA NOSTRA TRASFORMAZIONE (ACQUISTO)

In questo scenario noi non compriamo il materiale per produrre X ma lo facciamo comprare ad un fornitore che ci esegue anche sopra una prima lavorazione. La nostra distinta base, ad una prima analisi, potrebbe essere del tipo :

  • X codice da produrre
    • Y materiale

In realtà non è così perché all’interno della nostra azienda non esiste il materiale Y. Il nostro accordo è che lo compri il fornitore e che quindi ci restituisca un codice di passaggio, un semilavorato, che trasformeremo per produrre X. Ecco in realtà la nostra distinta base :

  • X codice da produrre
    • Xa – semilavorato

Operativamente dovremo fatto un ordine di acquisto al fornitore di Xa. Una volta acquistato il nostro componente procederemo alla produzione seguendo un ciclo di lavorazione che è tutto “interno” e che quindi non prevede il conto/lavoro.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione reparto 1
2 seconda lavorazione reparto 2

ALTRO

Tutti i casi di produzione e di conto/lavoro sono, in generale,  combinazioni di questi esempi.

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MEKERP: DOCUMENTI DI TRASPORTO E CONTO LAVORO

Quando mandate un oggetto ad un fornitore affinché lui effettui su di esso una trasformazione, state eseguendo la procedura di “CONTO LAVORO PASSIVO”.

Nel Mekerp quando viene chiusa la fase precedente a quella del fornitore (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE) oppure quando viene creato l’ordine di produzione e la prima fase è verso un fornitore (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE) , il materiale viene “preparato” per la spedizione al fornitore.

Nel programma Produzione – Bolle C/Lav trovate la lista di tutti gli oggetti di vostra proprietà pronti per andare dai fornitori.

Dovete selezionare il fornitore in alto a sinistra e spingere il pulsante di ricerca in alto a destra. Una volta selezionate le righe, spingete il pulsante di “Controllo” e quindi il pulsante “crea DDT”.

A questo punto, come sempre il Mekerp vi chiederà se volete stampare subito oppure se avete bisogno di controllare il documento di trasporto per apportare eventuali modifiche.

Il documento di trasporto può essere stampato ulteriormente, visualizzato o modificato nel solito programma di gestione dei documenti: Magazzino – Documenti di uscita. Qui potete vedere che il Mekerp ha creato in automatico un documento di tipo DDL con causale BCL.

Molto più interessante è il fatto che in automatico ha creato, per ogni elemento nel documento, delle informazioni che lo legano al nostro ordine di produzione e all’ordine di conto lavoro ricevuto o che riceverà il nostro fornitore.

MATERIALE SUL DOCUMENTO DI TRASPORTO

Se il nostro fornitore esegue una fase successiva alla prima l’oggetto che mi troverò a spedirgli sarà il mio oggetto stesso. Il fornitore eseguirà su di esso una trasformazione e me lo restituirà. (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE)

Se il nostro fornitore esegue la prima o l’unica fase trasformando un materiale che noi gli diamo in un nuovo oggetto che ci restituirà e che è quello che noi vogliamo produrre, nel documento di trasporto avremo tutti i codici componenti del mio oggetto finale. (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

DOCUMENTO DI CONTO LAVORO A FORNITORE

Il documento creato ha il codice DDL. Questo tipo documento viene usato esclusivamente dal Mekerp ed ha una numerazione particolare che non segue quella dei documenti normali. (numero + P).

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